Minden, amit tudnia kell a Breakout Rooms használatához a Microsoft Teamsben
A Breakout Rooms meglehetősen hosszú utat járt be a virtuális találkozó élményének részeként, miután ritkaságból alapvető funkcióvá vált. Legyen szó akár egy távoli csapatról, aki csoportokban ötletelne, vagy egy tanár, aki azt szeretné, hogy a tanulók csoportos feladatokon dolgozzanak az óra alatt, a szekciószobák az Ön rendelkezésére állnak.
A Microsoft Teams is felvette arzenálját egy hivatalos breakout room funkcióval. Többé nem kell beérnie a rögtönzött szekciószobákkal. Okos hackelés volt a különteremnek álcázó csatornák használata, de itt az ideje, hogy befogadja az igazit. A Microsoft Teams Breakout Rooms funkciója megdöbbentően egyszerűvé teszi a szekciótermi munkamenetek lebonyolítását és kezelését egy értekezleten.
Breakout szobák létrehozása
Csak az értekezlet házigazdái/szervezői hozhatnak létre és moderálhatnak szekciószobákat a Microsoft Teamsben.
Jegyzet: Jelenleg a Breakout Room funkció csak a Windows és Mac rendszerek asztali alkalmazásában érhető el.
Indítson el egy értekezletet, és lépjen a képernyő tetején található értekezlet eszköztárra. Ezután kattintson a „Szakítási szobák” lehetőségre.
Megjelenik egy kis ablak a szekciószobák létrehozásához. Először válassza ki a kívánt szobák számát a legördülő menüből. Legfeljebb 50 szekciószobája lehet a Teamsben.
Ezután válassza ki, hogy automatikusan vagy manuálisan szeretné-e hozzárendelni a résztvevőket a szekciószobákhoz. Ha automatikusan kiválasztja, a Teams véletlenszerűen egyenlő arányban osztja fel a résztvevőket a szekciószobákba. Szemléltetésképpen, ha rajtad kívül 6 résztvevő és 3 szekciószoba van, minden szobához 2 főt rendel.
Ha manuálisan választ, minden résztvevőt egyenként kell hozzárendelnie egy szekciószobához.
Jegyzet: Ez az egyetlen alkalom, amikor kiválaszthatja, hogy automatikusan hozzárendeljen személyeket a szekciószobákhoz. Ha manuálisan választ, az egyetlen módja annak, hogy a szobákat a semmiből újra létrehozza. De ha az emberek automatikus hozzárendelését választja, akkor is manuálisan hozzárendelheti őket egyik szobához a másikhoz.
Végül kattintson a "Szobák létrehozása" gombra.
Személyek manuális hozzárendelése
Ha úgy dönt, hogy automatikusan hozzárendeli az embereket, nincs más dolga, mint elkezdeni használni a szobákat. Ha azonban mást választ, azaz manuálisan, akkor az emberek helyiségekhez való hozzárendelése továbbra is hátra van, mielőtt használhatná a szobákat.
A szekciószoba panel megjelenik a képernyő jobb oldalán. Kattintson a „Részvevők hozzárendelése” lehetőségre.
Az opció alatt megjelenik a hozzárendelhető résztvevők listája. Válassza ki az összes résztvevőt, akit ugyanahhoz a helyiséghez szeretne rendelni, és kattintson a „Hozzárendelés” gombra.
Jegyzet: Az értekezlethez PTSN- vagy Teams-eszközök használatával csatlakozó személyek jelenleg nem rendelhetők szekciószobákhoz. A fő értekezletet szüreti helyiségként használhatja.
Megjelenik a szobák listája. Válassza ki a szobát a kiválasztott személyek számára, és a rendszer hozzárendeli őket a szobához. Ismételje meg a fenti lépéseket mindaddig, amíg az összes résztvevő a saját szobáihoz nem rendelődik.
Breakout Rooms használata
Amikor készen áll a résztvevők áthelyezésére a szobákba, kattintson a „Szobák indítása” lehetőségre. Ezzel az összes résztvevőt automatikusan áthelyezi a hozzájuk rendelt szobákba.
A szobákat egyénileg is elindíthatja. Menj abba a szobába, és mutass rá. Megjelenik a „További beállítások” ikon (hárompontos menü); kattintson rá. Ezután válassza ki a „Szoba megnyitása” lehetőséget a menüből.
Egy értekezlet során annyiszor nyithatja meg és zárhatja be a szekciószobákat, ahányszor csak akarja.
Csatlakozás egy Breakout Room-hoz
A megbeszélés házigazdája nem része egyetlen szekcióteremnek sem, de bármikor csatlakozhat bármelyik helyiséghez. Ha csatlakozni szeretne egy szobához, és kapcsolatba szeretne lépni a résztvevőkkel, kattintson a „További lehetőségek” ikonra az adott szoba mellett, és válassza a „Csatlakozás a szobához” lehetőséget a menüből.
Az értekezletre való visszatéréshez kattintson a „Kilépés” gombra. Ez automatikusan visszaküldi a megbeszélésre.
Minden alkalommal, amikor visszatér a fő megbeszélésre egy szekciószobából, az értekezlet függőben van. Ez igaz a szervezőre és a résztvevőkre is. Kattintson a „Folytatás” gombra az értekezlet folytatásához a végétől. Hasonló módon ugorhat az összes kiszakítószoba között.
Szoba átnevezése
A Microsoft Rooms for Breakout Rooms szolgáltatásban van néhány alapértelmezett beállítás, amelyeket módosíthat. Az egyik a szobák neve. Alapértelmezés szerint a szobák neve 1. szoba, 2. szoba stb. Egy szoba átnevezéséhez lépjen a „További lehetőségek” menübe, és válassza a „Szoba átnevezése” lehetőséget a menüből.
Ezután írja be az új nevet, és kattintson a „Szoba átnevezése” gombra a változtatások mentéséhez. A szobák átnevezése valami felismerhetőbbre megkönnyíti a moderálásukat.
Hirdetmény küldése a szobáknak
Moderátorként közleményeket küldhet a szekciószobáknak, például értesítést küldhet az időről, megoszthat beszélgetési felhívásokat, ötleteket, hasznos forrásokat stb.
Nyissa meg a „További lehetőségek” elemet a „Szakítási szobák” tetején, és válassza a „Bejelentés készítése” lehetőséget a menüből.
Ezután írja be az üzenetet, és kattintson a „Küldés” gombra.
A szekciószobákban résztvevők a chatből olvashatják majd a közleményt. A Breakout Rooms chat a megbeszélés után is elérhető a Teams fő csevegőlistájában.
A szobák bezárása
Bezárhatja az összes szobát egyszerre, vagy bezárhatja az egyes helyiségeket.
Kattintson a „Szobák bezárása” gombra az összes szekciós szoba egyidejű bezárásához.
Egyágyas szoba bezárásához lépjen a szobába, és kattintson a „További lehetőségek” gombra. Ezután válassza a „Szoba bezárása” lehetőséget a menüből.
A fő értekezletre való visszatérés után mindenkinek folytatnia kell az ülést a tartásból.
Jegyzet: Ha be szeretné fejezni a fő megbeszélést, fontos, hogy először zárja be a szekciószobákat. Ha nem teszi meg, a szekciószobák megbeszélése folytatódik.
További beállítások
A szobákba való automatikus belépés kikapcsolása: Alapértelmezés szerint a Microsoft Teams szekciószobái úgy vannak beállítva, hogy amint elindít egy szobát, a résztvevők automatikusan átkerülnek a szobába. De ha nem akarja az automatikus bevitelt, kikapcsolhatja ezt a beállítást. Ha a beállítás ki van kapcsolva, a résztvevők ehelyett üzenetet kapnak, amelyben felkérik őket, hogy csatlakozzanak a szekciószobához, amikor kinyitja azt. Ezután a „Csatlakozás” gombra kattintva eldöntik, hogy mikor csatlakoznak a szobához.
A beállítás kikapcsolásához lépjen a Szekciószobák panelre, és kattintson a „További beállítások” elemre. Ezután válassza ki a „Szobabeállítások” menüpontot a menüből. A szobabeállításokhoz csak akkor férhet hozzá, ha a szobák zárva vannak.
Ezután kapcsolja ki az „Emberek automatikus áthelyezése a szobákba” kapcsolót.
A résztvevők visszatérhetnek a fő találkozóra: A Microsoft Teams alapértelmezett konfigurációja megakadályozza, hogy a résztvevők önszántukból visszatérjenek a fő értekezletre. Csak akkor csatlakozhatnak a nagyobb értekezlethez, ha Ön, azaz a találkozó házigazdája bezárja a szekciószobát. Kapcsolja be ezt a beállítást, hogy lehetővé tegye számukra, hogy elhagyják a szekciószobát.
Lépjen a „További beállítások” ikonra, és válassza a „Szobabeállítások” lehetőséget. Ezután kapcsolja be a „A résztvevők visszatérhetnek a fő értekezletre” kapcsolót. Ezzel a „Kilépés” gombbal egészül ki a résztvevők szekciószobájában, akárcsak a házigazda.
Mozgassa az embereket: Ha valakit az egyik szekciószobából a másikba szeretne áthelyezni, lépjen arra a szobára, amelyben a személy éppen tartózkodik, és kattintson rá. Megjelenik a szobában lévő összes résztvevő listája.
Válassza ki az áthelyezni kívánt személyek nevét, majd kattintson a „Hozzárendelés” gombra. Ezután válasszon ki egy másik szobát, ahová át szeretné helyezni őket, vagy válassza a „Hozzárendeletlen” lehetőséget, ha teljesen ki szeretné helyezni őket a szekciószobákból.
Szobák hozzáadása és törlése: Az értekezlet egy pontján további szobákat is hozzáadhat, vagy törölheti a jelenlegi szobákat.
Szoba hozzáadásához lépjen a szekciószoba panelre, és kattintson a „Szoba hozzáadása” lehetőségre. Azonnal új szoba jön létre.
Egy szoba törléséhez lépjen a szobába, és kattintson a „További beállítások” elemre. Ezután válassza a „Szoba törlése” lehetőséget a menüből.
Teremtse újra a szobákat: Bármikor, ha teljesen ki akarja semmisíteni a meglévő szekciószobákat, és a nulláról kezdeni, ez is lehetséges. Nyissa meg a „További beállítások” elemet a szekciószobák paneljének tetején, majd válassza a „Szobák újrateremtése” lehetőséget a menüből. A meglévő szobák törlődnek, és újra megjelenik a szobák létrehozására szolgáló ablak.
Nehéz lehet nyílt vagy értelmes megbeszéléseket folytatni a nagy értekezletek során, különösen, ha kreativitásra van szükség. A Breakout Rooms segít az embereknek abban, hogy hatékonyan tudjanak ötletelni kisebb csoportokban.