Módosítsa az állapotát, hogy mindenki tudja, miért nem tér vissza hozzájuk
Az emberek a Microsoft Teams szolgáltatást használják a csapattársaikkal való kommunikációra és együttműködésre. Valójában olyannyira, hogy sok felhasználó kommunikációs célból teljesen átállt az e-mailekről a Microsoft Teamsre.
Természetes tehát, hogy valamilyen módot keres a Microsoft Teamsben, hogy értesítse csapattársait, ha nem tudja megkapni az üzeneteiket, és nem tud válaszolni, így nincs lehetőség félreértésre. Akár egy órára, egy napra vagy egy hétre távol van az íróasztalától, akár egy ügyfél ebédre, szemináriumra lépett ki, vagy éppen szabadságon van, mindig jó gyakorlat, ha hagyja, hogy az állapota tükrözze ezt és azt. pontosan ez az, amit megtehet a Microsoft Teams „Out of Office” állapotával.
Ha nem tudja, hogy milyen állapotú a Microsoft Teams, akkor ez a zöld/sárga/piros pont, amely a profilképe mellett jelenik meg a Microsoft Teamsben, és jelzi csapattársai számára, hogy elérhető-e a kapcsolat.
Ha egy kicsit össze van zavarodva ezzel az új állapotbeállítással, az nem a te hibád. Amint azt már észrevette, az Out of Office opció nem tartozik a Teams „Állapot” funkciójában elérhető standard opciók közé. Az „Irodán kívül” állapot beállítása a Microsoft Teamsben szintén nem olyan egyszerű, mint az „Elérhető” állapotról a „Foglalt” vagy a „Ne zavarjanak” állapotra történő módosítása – amit egy pillanat alatt megtehet.
Honnan állíthatja be a „Nincs irodában” állapotot a Teamsben?
„Hol állíthatom be ezt a Házon kívül állapotot a Teamsben, ha nem az Állapot opcióban?” Nos, a helyzet az, hogy a Microsoft Teams szolgáltatásban egyáltalán nem állíthatja be az Office-on kívül állapotot. Ehhez Outlook kell.
A Microsoft Teams szinkronizálódik az Ön Outlook-fiókjával, és felveszi az Out of Office állapotot az Outlookból és automatikusan tükrözi azt Teams-fiókjában. Így nem csoda, hogy nem találta meg azonnal az állapot beállításának lehetőségét. A Microsoft természetesen nem könnyíti meg.
Hogyan lehet beállítani az Out of Office-t az Outlookban?
Ha a Teamsben az Office-on kívül állapotot szeretné beállítani, be kell állítania az „Automatikus válaszokat” az Outlook-fiókjában. Mik azok az automatikus válaszok? A funkció automatikusan üzenetet küld minden e-mailre, amelyet bekapcsolt állapotban kap. A Microsoft Teams látja, ha be van kapcsolva az automatikus válasz az Outlookban, és megváltoztatja az állapotát, hogy tükrözze hollétét.
Az Outlookban az asztali alkalmazásból vagy a webes Outlookból is beállíthat automatikus válaszokat.
Automatikus válaszok beállításához az Outlook asztali alkalmazásból, nyissa meg az alkalmazást, és kattintson a „Fájl” lehetőségre a menüsorban.
Most kattintson az „Automatikus válaszok” lehetőségre a Fiókinformációk képernyőn.
Megnyílik az automatikus válaszok beállítására szolgáló párbeszédpanel. Jelenleg a „Ne küldjön” felirat látható. Válassza az „Automatikus válaszok küldése” választógombot.
Megadhat egy időtartományt is, amelyen belül el kell küldeni az irodán kívül üzenetet. Jelölje be a „Csak ebben az időtartamban küldje el” négyzetet, és válassza ki a dátumot és az időt.
Beállíthat egyéni üzenetet, hogy mit válaszoljon a beérkezett üzenetekre. Mostantól, ha szervezeti fiókot használ, két lehetőség közül választhat az üzenethez. Különféle üzeneteket állíthat be a szervezeten belüli és külső személyek számára. A személyes fiók esetében nem lesz különbség. Végül kattintson az „OK” gombra a módosítások mentéséhez.
Az Office-on kívüli válaszok bekapcsolása után lépjen a Microsoft Teams oldalára. Állapota a Hivatalon kívül állapotra változik, és az automatikus válaszokban beállított üzenet is megjelenik az állapotával együtt, ha valaki a profilképe fölé viszi az egérmutatót.
Az Outlook for Web automatikus válaszainak beállításához menjen az outlook.live.com oldalra, és jelentkezzen be fiókjával. Ezután kattintson a „Beállítások” lehetőségre (fogaskerék ikon) a képernyő jobb felső sarkában.
A keresőmezőbe írja be az „Irodán kívül” vagy az „Automatikus válaszok” kifejezést, majd kattintson az Automatikus válaszok beállítás keresési eredményére.
Megnyílik az automatikus válaszok párbeszédpanele. Kapcsolja be az „Automatikus válaszok bekapcsolása” kapcsolót.
Ha egy adott időszakra szeretne automatikus válaszokat küldeni, jelölje be a „Válaszküldés csak egy adott időszakon belül” négyzetet, adja meg a dátumot és az időt, és állítsa be egyéni üzenetét.
Az automatikus válaszok beállítása a legjobb módja a Házon kívül állapot beállításának a Microsoft Teamsben. Beállíthatja az állapotot egy meghatározott időtartamra, és egy magyarázó egyéni üzenetet is kaphat hozzá. De biztosan nem ez az egyetlen módja.
Az irodán kívül állapotot is beállíthatja, ha találkozót hoz létre a naptárában és állítsa „Out of Office” értékre. Nyissa meg az Outlook asztali alkalmazást, és váltson a naptárra e-mail helyett.
Kattintson a Főmenüben az „Új időpont” lehetőségre.
Megnyílik a találkozó létrehozására szolgáló párbeszédpanel. Foglaljon időpontot arra az időpontra, amikor elmegy az irodából. Most kattintson az „Opciók” elemre.
A „Megjelenítés” melletti legördülő menüből válassza a „Hivatkozáson kívül” lehetőséget, és mentse a találkozót.
A Microsoft Teams állapotát az Office-on kívülre változtatja, amíg beállítja a találkozót az Outlook programban.
Most már minden gond nélkül leléphet az asztalától. Mindenki láthatja az Ön Házon kívül állapotát. A személyes csevegésben a feladó oldalán megjelenő figyelmeztetés emlékezteti őket arra, hogy Ön távol van az irodából, és előfordulhat, hogy nem tud azonnal kapcsolatba lépni velük.