Könnyen kiemelheti (akár eltávolíthatja) a duplikált adatokat a Google-táblázaton a feltételes formázással.
A Google Táblázatok valószínűleg az egyik legjobb, ha az adatok táblázatban történő rendszerezéséről van szó. A számos szolgáltatáson kívül a Google Táblázatok a világ bármely pontjáról elérhetők az Ön bejelentkezési adataival.
Az adatlapokról való információhoz való hozzáférés során az egyik legnagyobb üzlettörő a „Duplikált adatok”. Gátat szab a lapon elérhető információk megértésének és teljes körű felhasználásának. Ha manuálisan törölné az egyes ismétlődő bejegyzéseket, nagy táblázatok esetén ez örökké tartana.
A Google Táblázat lehetőséget kínál a „Duplikált adatok” kiemelésére a félreértések elkerülése érdekében, így segítve az ismétlődő bejegyzések eltávolítását. Kijelölheti az ismétlődő bejegyzéseket egy oszlop vagy egy teljes sor egy adott cellájában.
Ismétlődő cellák kiemelése egy oszlopban
Ez egy meglehetősen egyszerű módszer, és az oszlop feltételes formázásával érhető el.
Válassza ki a bejegyzéseket abban az oszlopban, amelyhez feltételes formázást szeretne hozzáadni, majd kattintson a tetején a „Formázás” elemre.
A legördülő menüből válassza a „Feltételes formázás” lehetőséget.
Ha már alkalmazta a feltételes formázást a munkalapon, kattintson alul a „Másik szabály hozzáadása” gombra.
Ellenőrizze, hogy az „Apply to range” (Alkalmazás a tartományra) a megfelelő cellakészletet említi-e, amelyet kiválasztott. Ezután kattintson a „Cellák formázása, ha” alatti négyzetre egy lehetőség kiválasztásához.
Görgessen a lista aljára, és válassza az „Egyéni képlet” lehetőséget, amely az utolsó lehetőség.
Az ismétlődő cellák kiemeléséhez használni fogjuk a countif funkció. Ez ellenőrzi, hogy valamelyik bejegyzés többször megismétlődik-e, majd mindegyiket kiemeli.
=countif(Tartomány,Feltételek)>1A felhasználónak el kell végeznie a szükséges módosításokat a képletben a lapon található adatok szerint. Az általunk tárgyalt példában a következő képletet használjuk.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Illessze be ezt a képletet az „Egyéni képlet” alatti szövegmezőbe, válassza ki a kijelölt cella színét a „Kitöltés színe” opcióval, majd kattintson a „Kész” gombra.
Az ismétlődő bejegyzések a „Feltételes formázás” során kiválasztott színnel lettek kiemelve.
A teljes sor kiemelése
Ha több sort és oszlopot és egymással összefüggő adatokat tartalmazó nagy táblázatokon dolgozik, az egyes cellák kiemelése nem fogja elvégezni a feladatot. Ebben az esetben a teljes sorokat ki kell jelölnie, mivel előfordulhat, hogy a duplikált cella nem látható a képernyőn. Ennek képlete kis módosításokkal nagyon hasonló a fent használthoz.
Ez a módszer csak egyetlen oszlopban keresi az ismétlődő cellákat, de az egyes cellák helyett a teljes sort emeli ki.
Jelölje ki az összes cellát (sorokat és oszlopokat), ahol alkalmazni kívánja a feltételes formázást.
Ezután nyissa meg a „Feltételes formázást” a „Formátum” menüből, ahogy korábban tette. Törölje a korábban végrehajtott formázást, és kattintson alul a „Másik szabály hozzáadása” gombra. Most ellenőrizze az „Alkalmazás a tartományra” jelölőnégyzetet, ha az összes kijelölt cellát megjeleníti. Ezután válassza ki az „Egyéni képlet” lehetőséget, majd írja be a következő képletet az alatta lévő mezőbe.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Az egyetlen módosítás a képletben a korábbi esetből a „$” hozzáadása az „A2”-hez, mivel az oszlop abszolút értékére van szükség.
Ha elkészült, kattintson a „Kész” gombra alul a formázás alkalmazásához.
Mivel az A oszlopban ismétlődő bejegyzéseket kerestünk, a többit nem vettük figyelembe. Ez a módszer csak egy kiterjesztése annak, amelyet korábban tárgyaltunk, ahol a cella helyett; az egész sor kiemelve van.
Hasonlóképpen ellenőrizheti a más oszlopok ismétlődő bejegyzéseit is a képlet megfelelő módosításával.
Ismétlődő adatok eltávolítása egy Google-táblázatból
Ez a módszer akkor hasznos, ha el kell távolítania az ismétlődő bejegyzéseket egy lapról. Mindegyikük manuális eltávolítása sokkal több időt és erőfeszítést igényel, ami könnyen megtakarítható. A Google Táblázatok beépített funkcióval rendelkezik a táblázatban található ismétlődő adatok azonosítására és eltávolítására.
Az „Ismétlődések eltávolítása” funkció segítségével könnyedén eltávolíthatja a teljes azonos sorokat vagy az egyes cellákat a megfelelő opciók kiválasztásával.
Jelölje ki azokat a cellákat, amelyeket meg szeretne vizsgálni, és eltávolítani szeretné a duplikált bejegyzéseket, majd kattintson a felül található „Adatok” menüre.
Ezután a legördülő menüből válassza az „Ismétlődések eltávolítása” lehetőséget.
Jelölje be/törölje az egyes opciók előtti jelölőnégyzeteket saját preferenciáinak és követelményeinek megfelelően, majd kattintson az alul található „Ismétlődések eltávolítása” gombra a törléshez. Ha szeretné ellenőrizni az ismétlődő sorokat, jelölje be az „Összes kijelölése” jelölőnégyzetet. Ha az egyes cellákban ismétlődő bejegyzéseket szeretne azonosítani, jelölje be az adott oszlop jelölőnégyzetét.
A Google Táblázatok tájékoztatja Önt az eltávolított bejegyzések számáról, és a megmaradt bejegyzések számáról. Végül kattintson az „OK” gombra a doboz bezárásához.
Az ismétlődő cellák és sorok kiemelése és eltávolítása most nem lenne nagy feladat. Ezenkívül biztosítja, hogy a figyelmet igénylő részre összpontosítson, ahelyett, hogy ismétlődő bejegyzésekkel foglalkozna. A duplikált adatok nemcsak zavarhoz és tévedéshez vezetnek, hanem komoly következményekkel is járhatnak a fontos adatok kezelésekor.
Megfelelő ismeretekkel kell rendelkeznie a különböző függvényekről, képletekről és azok módosításáról, hogy kiemelje az ismétlődő bejegyzéseket. Ha ismeri a dolgokat, módosíthatja a képletet más oszlopokhoz is, így jelentős időt takaríthat meg.