Könnyen hívhatja meg a résztvevőket ütemezett Microsoft Teams értekezleteire, és nyomon követheti válaszaikat.
A virtuális találkozók fárasztóak lehetnek. Ezt mindenki tudja. A találkozó házigazdájaként tehát az Ön felelőssége, hogy amennyire csak tudja, simítsa a folyamatot. Ennek nagy része abból adódik, hogy nem tartanak állandóan rögtönzött találkozókat.
Mindenkinek sok minden van a naptárában. Az előzetes felvilágosítás pedig nemcsak megfontolt, hanem professzionális is. Szerencsére rendkívül egyszerű embereket meghívni a Microsoft Teams megbeszélésekre. Amikor megbeszélést ütemez a Microsoft Teamsben, azonnal meghívhat embereket az értekezletre.
Jegyzet: Microsoft Teams Free és Personal fiókok esetén nincs lehetőség résztvevők hozzáadására az értekezlet ütemezésekor. Az értekezlet linkjét manuálisan kell elküldenie. Az értekezlet-meghívók küldésének lehetősége csak Microsoft 365-fiókok esetén érhető el.
Lépjen a „Naptár” fülre a bal oldali navigációs panelen.
Kattintson az „Új találkozó” gombra a képernyő jobb felső sarkában. Megnyílik az ütemezési ablak.
Adjon címet az értekezletnek, és válassza ki az esemény időpontját és dátumát. Ezután lépjen a „Kötelező résztvevők hozzáadása” elemre, és adja hozzá a megbeszélésre meghívni kívánt személyeket. A szervezeten belülről és kívülről is meghívhat felhasználókat.
Ha felhasználókat szeretne meghívni a szervezetéből, írja be a nevüket. A csapatok javaslatokat tesznek a szervezeten belüli tagoktól. Kattintson a nevükre a hozzáadáshoz.
A szervezeten kívüli felhasználók meghívásához meg kell adnia a személy teljes e-mail-címét. Nyomja meg az Enter billentyűt az e-mail cím megadása után, vagy kattintson a „Meghívás” javaslatra, hogy felvegye őket a megbeszélés résztvevői közé.
Azon felhasználók számára, akiknek jelenléte nem kötelező, kattintson a szövegmező végén található „Opcionális” gombra.
Új terület fog bővülni. Írja be ide az opcionális résztvevőket ugyanúgy, mint a kötelező résztvevők esetében. A szervezet tagjainak írja be a nevüket, majd válassza ki a Teams javaslatai közül. A szervezeten kívüli tagok esetében adja meg a teljes e-mail-címet.
A Teams rendelkezik egy ütemezési asszisztenssel is, amely lehetővé teszi naptárának összehasonlítását más résztvevők naptárával (akik számára egyébként elérhető), hogy mindenki számára megfelelő időpontot találjon. Az „Ütemezési asszisztens” lapon kérhet segítséget a Teamstől a megfelelő időpont megtalálásához.
Miután megadta az összes adatot az értekezletütemező ablakban, kattintson a „Küldés” gombra.
Meghívót küldünk az értekezlet összes résztvevőjének (szükséges és nem kötelező) vagy az Outlook-postafiókjukba (a szervezeten belüli személyek számára), vagy az e-mail címükre (külsősök számára). A felhasználók válaszolhatnak az értekezletre, és felvehetik azt a naptárukba az Ön által küldött meghívóval.
Válaszaikat az értekezlet részleteinél tekintheti meg. Az értekezlet részleteinek megtekintéséhez kattintson duplán az értekezletre a naptárban. A jobb oldalon található a „Nyomon követés” panel, amely mindenki válaszadási állapotát mutatja.
Az értekezlet kezdeti ütemezése után további személyeket is meghívhat az értekezletre. Nyissa meg az értekezlet részleteit a naptárból úgy, hogy duplán kattintson rá, vagy válassza a „Szerkesztés” lehetőséget a fedvénymenüből.
Ezután adja meg a résztvevők nevét vagy e-mail címét a „Kötelező” vagy „Opcionális” résztvevők részben, és kattintson a „Frissítés küldése” gombra. A már felvett felhasználók is kapnak ismét meghívót.
Le is mondhatja az értekezletet, és mindenki e-mailt kap az értekezlet lemondásának frissítéséről.
Nyissa meg az értekezlet részleteit, és kattintson a „Megbeszélés törlése” gombra az értekezlet részleteinek eszköztárának bal felső sarkában.
Megjelenik egy párbeszédpanel. Lemondási megjegyzést is hozzáadhat, ha üzenetet szeretne továbbítani a résztvevőknek. Ellenkező esetben egyszerűen kattintson a „Megbeszélés lemondása” gombra.
És tessék. A Microsoft Teams értekezletére meghívókat küldeni egyszerű. Mindössze annyit kell tennie, hogy hozzáadja a meghívni kívánt felhasználókat az értekezletütemezőhöz. A Microsoft emellett rendkívül egyszerűvé teszi a meghívók állapotának nyomon követését vagy az értekezlet teljes lemondását.