Ellenőrizheti a helyesírási hibákat egyetlen cellában, több cellában, teljes munkalapon, több munkalapon vagy az Excel teljes munkafüzetében.
A legtöbb ember ismeri a Microsoft Word és a Powerpoint helyesírás-ellenőrző és automatikus javítási funkcióit, de tudja, hogy az MS Excel is megkönnyíti a helyesírás-ellenőrző funkciót. Nem olyan erős és fejlett, mint a Word, de alapvető helyesírás-ellenőrző funkciókat kínál. Lehetővé teszi, hogy ellenőrizze a szavak helyesírását a munkalapok celláiban, és ellenőrizze, hogy a lapok hibátlanok-e.
A Microsoft Word-től és a PowerPointtól eltérően az Excel nem ellenőrzi automatikusan a nyelvtani problémákat, és nem ellenőrzi a helyesírást gépelés közben (a pirossal aláhúzva). Az MS Excel csak akkor értesíti Önt a helyesírási hibákról, ha manuálisan futtatja a helyesírás-ellenőrző funkciót. Ezenkívül az Excel nem ellenőrzi a nyelvtani hibákat.
Az Excel helyesírási hibáit legtöbbször figyelmen kívül hagyjuk, mert gyakran számokkal és képletekkel dolgozunk. Néha azonban ellenőriznie kell, hogy nem követett-e el helyesírási hibát, amikor olyan jelentéseket és adatkészleteket hoz létre, amelyek tartalmazhatnak szövegeket, például oszlop- és sorcímkéket, vagy egy teljes munkalapon. Tanuljuk meg, hogyan végezzünk helyesírás-ellenőrzést egyetlen cellában, több cellában, egy teljes munkalapon, egyszerre több munkalapon vagy a teljes munkafüzetben.
Helyesírás-ellenőrzés végrehajtása Excelben
Az alábbi lépések végrehajtásával egyszerűen elvégezheti a helyesírás-ellenőrzést a Microsoft Excel programban:
Az Excel helyesírás-ellenőrző funkcióját kétféleképpen futtathatja: Az eszközt az Excel menüszalagról vagy a billentyűparancs segítségével érheti el.
Először nyisson meg egy táblázatot néhány helyesírási hibával, és jelöljön ki egy cellát. Lépjen az „Ellenőrzés” fülre, majd kattintson a „Helyesírás” gombra az Excel Szalag Proofing csoportjában bal oldalon.
Alternatív megoldásként megnyomhatja az F7 billentyűkódot a Helyesírás párbeszédpanel megnyitásához. Ha kiválaszt egy cellát a táblázatban, az Excel automatikusan ellenőrzi a helyesírási hibákat a teljes aktuális táblázatban.
Akárhogy is, megnyílik a Helyesírás párbeszédpanel. Az Excel elkezdi ellenőrizni a helyesírási hibákat a munkalapon, és javaslatokat tesz a helyesírásra.
A Helyesírás párbeszédpanelen válasszon egy javaslatot a „Javaslatok” mezőből, és kattintson a „Módosítás” gombra a szó elírásának javításához. A helyesírás javítása után a következő hibára lép. Ez a mező csak a hibásan írt szavakat tartalmazó celláknál jelenik meg. Itt kiválasztjuk az első „valószínűség” szót a javaslatok listájából a hibásan írt „valószínűség” szó helyére, majd kattintson a „Módosítás” gombra.
Miután az összes helyesírást kijavította, az Excel megjeleníti a „Helyesírás-ellenőrzés befejezve” üzenetet. készen állsz” üzenet. A folytatáshoz kattintson az „OK” gombra a prompt mezőben.
Az Excel csak akkor jeleníti meg a Helyesírás párbeszédpanelt, ha hibát talált a lapon. Ha nem található hiba, az Excel a fenti üzenetet jeleníti meg.
Ha a helyesírás-ellenőrző funkció nem működik (azaz a „Helyesírás” gomb az Ellenőrzés lapon ki van szürkítve), valószínűleg azért, mert a táblázata védett. „Szüntesse meg” a munkalap védelmét, mielőtt ellenőrizné a helyesírási hibákat.
A helyesírási párbeszédpanel különböző beállításai
Mielőtt megtanulnánk, hogyan kell helyesírás-ellenőrzést végrehajtani cellákon, teljes munkalapokon, több munkalapon vagy a teljes munkafüzeten, meg kell értenünk a Helyesírás párbeszédpanel különböző beállításait és azok testreszabását. A szavak javításánál ki kell választani a megfelelő lehetőségeket.
Az alábbiakban felsorolunk néhány funkciót, amelyeket a Helyesírás párbeszédpanelen láthat:
- Figyelmen kívül hagyja egyszer – Ha a helyesírás-ellenőrzés olyan szót talál, amelyet hibának azonosít, és a szó valóban megfelel az Ön céljainak, kattintson az „Egyszer figyelmen kívül hagyása” gombra az aktuális helyesírás-ellenőrzési hibajavaslat figyelmen kívül hagyásához. Például. Nevek, címek stb.
- Mindent figyelmen kívül hagy – Kattintson erre a lehetőségre, ha figyelmen kívül szeretné hagyni az aktuálisan elírt szavak összes előfordulását, és meg szeretné tartani az eredeti értékeket. Például, ha ugyanazt a nevet többször megismétli, erre a lehetőségre kattintva az összes szót kihagyja anélkül, hogy megváltoztatná őket, és időt takaríthat meg.
- Hozzáadás a szótárhoz - Ha az Excel hibának tekinti az aktuális szót, de az egy helyes szó, és az is, amelyet gyakran használ, akkor ezt a hibásan írt szót felveheti a Microsoft Excel szótárába, amennyiben a szót helyesen használja. Ezzel a szó az MS szótár részévé válik, és a jövőben nem lesz hibaként megjelölve sem munkafüzetekben, sem más Microsoft-termékekben.
- változás – Ha helyesírás-ellenőrzési hibát észlel, az Excel megjeleníti a javaslatok listáját. Válasszon ki egyet a javasolt szavak közül, és kattintson erre a gombra, hogy az aktuálisan kiválasztott elírt szót a megfelelőre cserélje.
- Összes módosítása – Ez az opció lecseréli a hibásan írt szó összes előfordulását, valamint az aktuális szót is a kiválasztott javaslattal.
- Automatikus javítás – Ha erre a lehetőségre kattint, az Excel automatikusan kijavítja az elírt szót a kiválasztott javaslattal. Ezenkívül hozzáadja a szót az automatikus javítási listához, ami azt jelenti, hogy ha a jövőben beírja ugyanazt a hibásan írt szót, az Excel ezt automatikusan a kiválasztott javaslattá konvertálja.
- Szótári nyelv – Ezzel a legördülő menüvel módosíthatja az Excel szótár nyelvét.
- Opciók – Ezzel a gombbal az „Excel Opciók” lapra jut, ahol áttekintheti vagy ennek megfelelően módosíthatja az alapértelmezett helyesírás-ellenőrzési beállításokat.
- Utolsó visszavonása – Kattintson erre a gombra az utolsó művelet visszafordításához.
Az Excel helyesírás-ellenőrző beállításainak testreszabása
Ha meg szeretné változtatni az Excel helyesírás-ellenőrzésének alapértelmezett beállításait, kattintson a „Helyesírás” párbeszédpanel „Opciók” elemére, vagy lépjen a „Fájl” fülre, és kattintson az „Opciók” gombra.
Az Excel Opciók Proofing lapján megtalálja a Helyesírás-ellenőrzés alapértelmezett beállításait, amelyeket igényeinek és követelményeinek megfelelően testre szabhat.
Az Excel figyelmen kívül hagyja a nagybetűs (HEETHEN) szavakat, a számokat (Rage123), IP-/fájlcímeket vagy internetes kódokat tartalmazó szövegeket, és ezeket nem tekinti hibának. Ezenkívül az ismétlődő szavakat hibaként jelzi. Például, ha beírja, hogy „Köszönj a kis barátomnak”, akkor a további „to” hibaként jelenik meg. Ha akarja, engedélyezheti vagy letilthatja ezeket a beállításokat.
Ha hozzá szeretné adni vagy szerkeszteni szeretné az Excel szótárat, kattintson az „Egyéni szótárak” lehetőségre.
Ezután az Egyéni szótárak szólistájának szerkesztéséhez válassza ki a „CUSTOM.DIC” elemet a Szótárlista alatt, és kattintson a „Szólista szerkesztése…” gombra.
Írja be a szótárba felvenni kívánt szót a „Szó(k):” mezőbe, majd kattintson a „Hozzáadás” gombra. Ha el szeretne távolítani egy már hozzáadott szót a listáról, válasszon ki egy szót, és kattintson a „Törlés” vagy az „Összes törlése” gombra az összes szó eltávolításához. Ezután kattintson kétszer az „OK” gombra mindkét párbeszédpanel bezárásához.
Ezenkívül az egyéni szótárakba hozzáadott szó nem lesz hibaként megjelölve egyetlen más Microsoft-termékben sem. Ha hozzáadott egy szót az egyéni szótárhoz az Excelben, akkor azt a Word vagy a Powerpoint nem tekinti hibának, és fordítva.
Ha módosítani szeretné az automatikus javítás beállításait, kattintson az „Automatikus javítás beállításai” lehetőségre az Excel beállításaiban.
Itt testreszabhatja az automatikus javítás beállításait.
Gépelés közben gyakran előfordulhat, hogy egyes szavakat többször is elgépel a munkalapon. Kijavíthatja ezeket a hibákat, ha hozzáadja ezeket a szavakat az automatikus javítási listához. Így az Excel automatikusan kijavítja ezeket a szavakat írás közben.
Ehhez írja be a hibásan elírt szót a „Csere” szakaszba, és válassza ki a megfelelő szót az alábbi listából, vagy írja be a „Amivel” szakaszba. Ezután kattintson az „OK” gombra az alkalmazáshoz.
Egyetlen cella/szöveg helyesírásának ellenőrzése az Excelben
Az Excel lehetővé teszi, hogy egyetlen cellaértékben (Word) ellenőrizze a helyesírási hibákat.
Egy Excel-dokumentum egyetlen cellájának helyesírásának ellenőrzéséhez jelölje ki a cellát, és kattintson rá duplán, vagy nyomja meg az F2 billentyűt a szerkesztési módba lépéshez. Győződjön meg arról, hogy a cellában szerkesztési módban van. Ha szerkesztési módban van, akkor a szöveg kurzort a cellában, a „Szerkesztés” elemet pedig az állapotsorban az Excel ablak bal alsó sarkában találja meg (lásd lent).
Ezután kattintson a „Helyesírás” gombra az Ellenőrzés lapon, vagy nyomja meg az F7 billentyűt.
Ha az Excel bármilyen helyesírási hibát talál, megjeleníti a javaslatok mezőt, ellenkező esetben a „Helyesírás-ellenőrzés befejeződött” üzenet jelenik meg.
Válassza ki a megfelelő szót, és kattintson a „Módosítás” gombra a helyesírás javításához. Ezután kattintson az „OK” gombra a Helyesírás-ellenőrzés befejezése párbeszédpanelen.
Helyesírás-ellenőrzés több cellában/szóban egyetlen munkalapon
Ha több cellát együtt szeretne helyesírás-ellenőrizni, ezt úgy teheti meg, hogy csak ezeket a cellákat jelöli ki, és használja a Helyesírás párbeszédpanelt. Ez a módszer akkor hasznos, ha ki akarja hagyni a név vagy cím oszlopot a hibák ellenőrzéséből, mivel a nevek és címek általában helyesírási hibaként vannak megjelölve.
Először jelölje ki azokat a cellákat vagy tartományokat, oszlopokat vagy sorokat, amelyekben ellenőrizni szeretné a helyesírást. Ha szomszédos cellákat jelöl ki, akkor egyszerűen használja az egér húzását vagy a Shift + nyílbillentyűket a kijelöléshez.
Ha nem szomszédos cellákat szeretne kijelölni (olyan cellákat, amelyek nincsenek egymás mellett), akkor tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintson a kijelölni kívánt cellákra. Ha sok cellát szeretne kijelölni, nyomja le és engedje fel a Shift + F8 billentyűket, majd kattintson annyi cellára, amennyit ki szeretne jelölni. Ezután nyomja meg ismét a Shift + F8 billentyűt a kiválasztási mód kikapcsolásához.
Miután kiválasztotta a cellákat, váltson át az „Áttekintés” fülre, és válassza a „Helyesírás” lehetőséget a szalagon, vagy nyomja meg az F7 billentyűt.
Megjelenik a Helyesírás párbeszédpanel néhány javaslattal az első hibás szó cseréjére (ha az Excel talált ilyet) a kijelölt cellákban vagy tartományokban.
Ezután válassza ki a megfelelő javaslatot, kattintson a „Módosítás” lehetőségre, vagy használja az „Automatikus javítás” funkciót a helyes írásmód automatikus kiválasztásához, és lépjen a következő hibásan írt szóra.
Vagy kattintson az „Egyszer figyelmen kívül hagyása” gombra a javaslat elvetéséhez, és a következő hibásan írt szóra lépéshez.
Miután az első elírt szót kijavította, javaslatokat jelenít meg a következő elírt szóra vonatkozóan ugyanabban a párbeszédablakban. Válassza ki a megfelelő lehetőségeket a hiba kijavításához. Hasonlóképpen, egyesével kijavíthatja az összes hibásan írt szót.
Miután az összes hibásan írt szót kijavította, megjelenik a „siker” üzenet.
Helyesírás-ellenőrzés a teljes munkalapon
Egy teljes munkalap helyesírás-ellenőrzéséhez Excelben jelölje ki a munkalap bármely celláját, amelyet ellenőrizni szeretne, vagy kattintson a munkalap azon lapjára, amelyen a helyesírás-ellenőrzést le kívánja futtatni, majd kattintson a "Helyesírás" lehetőségre (vagy nyomja meg az F7 billentyűt ) az „Áttekintés” lapon.
Az Excel elkezdi ellenőrizni a hibákat, és javaslatokat tesz azok kijavítására.
A helyesírás-ellenőrzés futtatásakor az éppen kijelölt cellától kezdve a munkalap végéig ellenőrzi a helyesírást. Ha az A1 cellát választja, az Excel elkezdi ellenőrizni az összes cellát az első sorban (balról jobbra), majd átlép a második sorba, és ellenőrzi az összes cellát a második sorban (balról jobbra), majd a harmadik sor és így tovább.
Például, ha az A4-et választja, akkor egyszerűen átmegy a 4. sor összes celláján (vízszintesen), majd az alatta lévő sorokon. Az A4 utáni összes cella ellenőrzése után az Excel egy prompt dobozt jelenít meg: „Folytatja az ellenőrzést a lap elején?”. Kattintson az „Igen” gombra a helyesírás-ellenőrzés folytatásához az elejétől az alábbiak szerint.
Helyesírás-ellenőrzés több lapon egyszerre
Az Excelben egyszerre több munkalap helyesírását is ellenőrizheti. Itt van, hogyan:
A több munkalap helyesírásának ellenőrzéséhez tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és válassza ki az ellenőrizni kívánt több lapfület. Indítsa el a helyesírás-ellenőrzést az „Ellenőrzés” fül alatti „Helyesírás” gombra kattintva vagy az F7 billentyű lenyomásával.
Ez elindítja a helyesírás-ellenőrzési folyamatot, és egyenként az összes hiba megjelenik a párbeszédpanelen.
Válassza ki a megfelelő beállításokat az összes hiba kijavításához, és egy párbeszédpanel megerősítő üzenettel értesíti Önt.
Helyesírás-ellenőrzés a munkafüzetben lévő összes munkalapon egyszerre
Ha sok munkalapja van a munkafüzetében, egyszerűen egy mozdulattal ellenőrizheti a helyesírást.
A munkafüzet összes munkalapjának helyesírás-ellenőrzéséhez kattintson a jobb gombbal bármelyik munkalap lapjára, és válassza a helyi menü „Összes munkalap kiválasztása” parancsát.
Ezzel kijelöli a munkafüzet összes munkalapját. Ezután nyomja meg az F7 billentyűt, vagy kattintson a „Helyesírás” gombra az Áttekintés szalag lapon. Ha az összes munkalap ki van jelölve, az összes lap fehér háttérrel jelenik meg, az alábbiak szerint.
Most az Excel helyesírás-ellenőrzi a munkafüzet összes munkalapját.
Helyesírás-ellenőrző szavak egy képletben
Ha olyan szöveget próbál ellenőrizni, amely a képlet részét képezi, az nem fog működni, és a helyesírás-ellenőrzés a munkalap elejére fut vissza. Csak olyan szöveget ellenőrizhet, amely a képlet héján belül van szerkesztési módban.
Ha ellenőrizni szeretné a képletben szereplő szavak helyesírását, kattintson duplán a képletet tartalmazó cellára, vagy válassza ki a képletben lévő szavakat a képletsorban. Ezután nyomja meg az F7 billentyűt, vagy kattintson a „Helyesírás” gombra az Áttekintés szalag lapon a helyesírás-ellenőrzés futtatásához.
Jelölje ki a helyesírási hibákat Excel VBA makró használatával
Az Excel makró segítségével megkeresheti és kiemelheti a hibásan írt szavakat az aktuális munkalapon. Ehhez létre kell hoznia egy makrót a VBA-szerkesztőben. Ezt a következőképpen teheti meg:
Először nyissa meg azt a munkalapot, amelyen a hibásan írt szavakat szeretné kiemelni. Ezután kattintson a „Visual Basic” gombra a „Fejlesztő” lapon, vagy nyomja meg az Alt + F11 billentyűkombinációt az Excel VBA-szerkesztőjének megnyitásához.
A Microsoft VBA-szerkesztőben kattintson a „Beszúrás” menüre, és válassza a „Modul” lehetőséget.
Ezután másolja ki és illessze be a következő kódot a Modulszerkesztőbe:
Sub ColorMispelledCells() Minden cl In ActiveSheet.Used Range Ha nem Alkalmazás.Helyesírás ellenőrzése(Word:=cl.Text) Ezután _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Következő cl End SubA kód beillesztése után kattintson a „Futtatás” gombra az eszköztáron, vagy nyomja meg az „F5” billentyűt a makró futtatásához.
A makró futtatása után ellenőrizze a munkalapot. És az összes hibásan írt szavakat tartalmazó cella kiemelve lett volna az alábbiak szerint.
Ez minden, amit az Excel helyesírás-ellenőrzéséről tudnia kell.