Rendelkezzen várótermekkel az értekezleteken, hogy azok biztonságban legyenek, és ne legyenek zavaróak
A várótermek nagyon áhított szolgáltatás a virtuális konferencia-ökoszisztémában. Megóvják értekezleteit minden olyan biztonsági hibától, mint például a nemkívánatos emberek kiesése és az egész megbeszélés megzavarása. Az év elején teljesen világossá vált, hogy ez mennyire katasztrofális lehet a Zoombombings formájában.
Azóta minden találkozó házigazdája, legyen szó szakmai találkozóról vagy foglalkozásról, felismerte a váróterem fontosságát.
Mi az a váróterem?
A váróterem egy virtuális találkozó ökoszisztémájában egyfajta puffer. Az ülés minden résztvevője átmegy rajta, mielőtt belépne a tárgyalóterembe. A találkozó házigazdája teljes mértékben irányítja azt, hogy kit engedjen be a találkozóra. Ily módon a hívatlan vendégek nem csöppenhetnek be a találkozóra. Amint láthatja, rendkívül funkcionálisak, és szükségesek a megbeszélések védelméhez.
Hogyan használjunk várótermet a Webexben
A Webex felhasználói örökké várótermet vagy előcsarnokot kérnek a megbeszéléseken, ahol a résztvevők várhatnak, mielőtt csatlakoznának az értekezlethez. Korábban a személyes tárgyalótermekben lehetett váróterem, az ütemezett értekezleten azonban nem. A Webex Meeting 40.9-es verziója azonban megváltoztatta ezt.
A váróterem használata személyes tárgyalóteremben
Minden Webex felhasználónak van egy személyes tárgyalója a Webexben, amely testreszabható hivatkozással rendelkezik, és soha nem jár le. Csak Önre jellemző, és mindig elérhető; nem kell előre lefoglalni a használatához. A Webexben tartott összes rögtönzött értekezlet ebben a személyes tárgyalóteremben zajlik.
Most már alapértelmezés szerint a személyes helyiségben zajló találkozóknak nincs váróterem sem. De konfigurálhatja a beállításokat úgy, hogy legyen. A Webexnek lehetősége van az ülések zárolására. Ha egy értekezlet zárolva van, a résztvevők, akik megpróbálnak csatlakozni hozzá, belépnek az előcsarnokba. A házigazda ezután beengedheti őket, ha akarják.
Egy személyes szoba értekezlet zárolásához lépjen az értekezlet eszköztárába, és kattintson a „További beállítások” (hárompontos menü) ikonra.
Ezután kapcsolja be a „Megbeszélés zárolása” opciót a menüből.
Azoknak a résztvevőknek, akik az ülés lezárása után csatlakoznak, az előcsarnokban kell várakozniuk. Értesítést fog kapni a képernyőn, hogy résztvevők várakoznak az előcsarnokban. Kattintson rá a lista megtekintéséhez.
Mindet egyetlen kattintással beengedheti, ha mindegyiket kijelöli, vagy csak azokat a résztvevőket engedheti be, akiket be szeretne engedni. Jelölje ki a résztvevőket, majd kattintson a „Belépés” gombra.
Most ezt minden egyes zárolni kívánt személyes szoba értekezleten meg kell tennie. De figyelembe véve, hogy te leszel az első a megbeszélésen, mivel az rögtönzött, ez nem olyan nagy probléma. Ez a megoldás tökéletes azok számára, akik esetleg nem akarnak várótermet minden megbeszélésen.
De azoknak az embereknek, akik alapértelmezés szerint a váróterem funkcióit szeretnék minden megbeszélésen, van egy másik lehetőség. Ennek a kis beállításnak a konfigurálása automatikusan zárolja az összes személyes szobatalálkozót, amint az elkezdődik.
Nyissa meg a webex.com webhelyet, és jelentkezzen be a Webex tárgyalóterületére. A bal oldali navigációs menüben kattintson a „Beállítások” elemre.
Ezután lépjen a „Személyes szobám” oldalra.
Megnyílnak a személyes szobabeállítások. Görgessen le az „Automatikus zárolás” beállításig. Ezután kattintson a mellette lévő jelölőnégyzetre a kiválasztásához.
Ha kiválasztja, az idő legördülő menüje kattinthatóvá válik. Kattintson rá, és válassza ki a „0” lehetőséget a lehetőségek közül.
Ezután kattintson a „Mentés” gombra.
Mostantól minden személyes tárgyalójában alapértelmezés szerint váróterem lesz.
Jegyzet: Ahhoz, hogy az előcsarnokból embereket fogadhasson be egy zárolt értekezletre, a Webex Meetings asztali alkalmazást, a Webex Teams asztali alkalmazást vagy a Cisco Webex felhőre regisztrált helyiséget vagy asztali eszközt kell használnia. Ellenkező esetben nem engedhet be embereket az értekezlet feloldása nélkül.
Hogyan használjunk várótermet ütemezett értekezleten
A tervezett megbeszéléseknél különösen fontos a váróterem. Ha más résztvevők a házigazda előtt érkeznek, akkor a váróteremben kell lenniük, ahonnan a házigazda beengedheti őket.
De korábban ez a váróterem funkció nem volt elérhető a Webex ütemezett értekezletén. A házigazda előtt érkezett résztvevők egyáltalán nem csatlakozhattak az értekezlethez, ha az értekezlet zárolva volt. Fel kellett frissíteniük, és megpróbálniuk újra csatlakozni a találkozóhoz, miután a házigazda megérkezett. Ahogy el tudja képzelni, ez egyáltalán nem intuitív. Honnan tudhat egy résztvevő a házigazda érkezéséről a találkozón?
A Webex 40.9-től kezdve azonban váróterem is lehet a tervezett megbeszéléseken. A vendégek olyan felhasználók, akik vagy nincsenek bejelentkezve Webex-fiókjukba, vagy olyan külső felhasználók, akik nem rendelkeznek Webex-fiókkal az Ön webhelyén. Tehát minden vendégnek, aki a házigazda előtt érkezik, a tárgyalóteremben kell várnia. De minden szervezeti tag, aki a házigazda előtt érkezik, közvetlenül csatlakozhat.
Nyissa meg a webex.com webhelyet, és jelentkezzen be a tárgyalóterébe. Ezután lépjen a „Találkozások” elemre a bal oldali navigációs menüből.
Új megbeszélés ütemezéséhez kattintson az „Ütemezés” gombra.
Vagy szerkeszthet egy korábban ütemezett értekezletet is az új beállításokkal. Nyissa meg az értekezletet, és kattintson a „Szerkesztés” gombra.
Ezután az értekezlet ütemezése után görgessen lefelé, és kattintson a „Speciális beállítások megjelenítése” gombra.
Néhány lehetőség kibővül alatta. Kattintson az „Ütemezési beállítások” elemre.
Az Ütemezési beállításoknál lépjen a „Feloldott értekezletek” részre. Ennek az opciónak az alapértelmezett beállítása a „Vendégek csatlakozhatnak az értekezlethez”. A kiválasztásához kattintson a „Vendégek az előcsarnokban várakoznak, amíg a házigazda be nem engedi őket” választógombra.
Most, csakúgy, mint a személyes tárgyaló beállításainál, itt is megjelenik az „Automatikus zárolás” opció. Elgondolkodhat azon, hogy miért nem tudja lezárni az értekezletet, hogy engedélyezze a várótermet, mint a személyes tárgyalótermeknél.
A találkozó lezárása az előző beállítás engedélyezése nélkül nem hoz létre várótermet a házigazda előtt érkező vendégek számára. Ehelyett közvetlenül beléptek a találkozóba. Ezért fontos az előző opció engedélyezése. De azt is fontos észben tartani, hogy csak addig hoz létre várótermet, amíg Ön nem csatlakozik az értekezlethez. Ha várótermet szeretne létrehozni a későbbiekre, zárnia kell az értekezletet.
Mostantól bekapcsolhatja az „Automatikus zárolást” az értekezlet ütemezése közben, vagy zárolhatja az értekezletet az értekezlet eszköztáráról, miután csatlakozott az értekezlethez; ez teljesen rajtad múlik. Miután a találkozót lezárták, minden résztvevőnek, vendégnek és szervezeti tagnak át kell mennie a várótermen.
Végül kattintson a „Mentés” vagy az „Ütemezés” gombra.
Az ütemezett értekezletek esetében nincs olyan általános lehetőség, amely minden találkozóhoz várótermet hozna létre. Ezeket a lépéseket minden ütemezett találkozónál végre kell hajtania.
A várótermek egy virtuális értekezleten rendkívül fontosak a szerencsétlenségek elkerülése érdekében. És bár a Webex megbeszéléseken lehet váróterem, a mechanika nem olyan egyszerű és egyértelmű. De ha már tudja, hogyan kell, akkor biztos lehet benne, hogy az értekezletek olyan biztonságosak, mint amilyennek lenniük kell.