A csalólap, amelyre szüksége van a Google Workspace használatának megkezdéséhez
A Google jelenleg szinte mindenki életének része, így vagy úgy. És bár a Google élvezi a legnagyobb népszerűséget a hétköznapi életben, jelenléte az üzleti ökoszisztémában ugyanolyan tagadhatatlan.
A közelmúlt eseményei azonban megváltoztatták a vállalkozások működését. És ez az átalakulás a Google termelékenységi szolgáltatásaihoz is eljutott. A Google Workspace ennek a metamorfózisnak a végeredménye, amely tavaly kezdődött, amikor az egész világ példátlan változást látott munkánk módjában. Nézzük meg pontosan, mi is ez a szolgáltatás, és mit kínál.
Mi az a Google Workspace?
Ha nem ismeri a Google Workspace-t, talán ismeri a G Suite-ot – a Google Workspace korábbi beceneve. Ha mélyebben belemerül a múltba, az a Google Apps domainekhez szolgáltatásra is emlékezteti, amely az utazás kiindulópontja. De mindez a névváltoztatás zavart is keltett.
Egyszerűen fogalmazva, a Google Workspace a G Suite továbbfejlesztett formája, amely maga is a Google Apps for Domain továbbfejlesztése volt. Tekintsd úgy, mint a Pokémon evolúciós folyamatát!
Hasonló módon a Google Workspace gazdagabb élményt kínál több funkcióval, mint a korábbi iterációk. Az alkalmazások most már mélyebben integrálódnak egymással, ahelyett, hogy önálló élményként szolgálnának.
Korábban a Google összes szolgáltatását külön kellett elérni, mert így tervezték. A Google Workspace segítségével mindent megtalál egy helyen, amire szüksége van – Gmail, Chat, Naptár, Drive, Meet, Dokumentumok, Táblázatok, Feladatok stb. – érti a lényeget. Ez a mélyebb integráció lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy hatékonyabban működjenek együtt, ahelyett, hogy folyamatosan ugrálnának az alkalmazások között.
Ingyenes a Google Workspace?
Bár a Google által kínált egyes szolgáltatások, például a Gmail, a Meet, a Chat, a Drive stb., ingyenesen elérhetők a személyes Google-fiókkal rendelkező felhasználók számára, a Google Workspace összességében fizetős szolgáltatás. Ez magában foglalja a Google Workspace teljes üzleti megoldását.
A Google Workspace for Mindenki ingyenesen használható, de hamarosan hozzá is fogunk. A Google Workspace a maga lényegében csak fizetős előfizetők, illetve oktatási intézmények és nonprofit szervezetek számára érhető el ingyenesen.
Vannak olyan funkciók, amelyekhez a felhasználók csak a Google Workspace részeként férhetnek hozzá. Ilyen például a Meet mélyebb integrációja, amely lehetővé teszi a megbeszélés kép a képben funkcióját a Chatben, a Dokumentumokban, a Diákban és a Táblázatokban. A funkció lehetővé teszi az együttműködést és a hatékonyabb prezentációt.
Mi az a Google Workspace mindenkinek?
A Google nemrég bejelentette, hogy mindenki számára elérhetővé tette a Google Workspace-t. Ez azt jelenti, hogy az ingyenes Google-fiókkal rendelkező emberek is. De mit is jelent ez valójában? A Google Workspace ingyenes verziója jelenleg nem tartalmaz ekkora változást.
Ez alapvetően magában foglalja a teljes márkaváltást és a Google-alkalmazások mélyebb integrációját, akárcsak a Google Workspace for Business. A Google tavaly október óta lassan bevezeti ezeket a változtatásokat, és valószínűleg Ön már használja. Az egyetlen különbség az, hogy most már hivatalosan mindenki számára elérhető, és nem korai hozzáférésben.
Ha engedélyezni szeretné ezt a Google Workspace-élményt Google-fiókjában, aktiválnia kell a Google Chat szolgáltatást. A Google Chat aktiválása után az felváltja a Google Hangouts szolgáltatást, és a Chat és a szobák beépülnek a Gmailbe.
A szobák lehetővé teszik az együttműködéshez szükséges teret, ahol kommunikálhat, megoszthat ötleteit, és nyomon követheti a fontos információkat.
Az év végén a Google a szobákat terekké alakítja át egy letisztultabb felhasználói felülettel. A Spaces mindenki számára elérhető lesz, fizetős és ingyenes Google Workspace-fiókokkal. A Spaces olyan funkciókat is kínál majd, mint a témakörök beágyazása, jelenlétjelzők, egyéni állapot, kifejező reakciók, valamint egy új felület.
Amint megérkezik a Spaces, a Gmail felülete is megváltozik. A bal oldali navigációs menü inkább az Android és iOS alkalmazások alsó eszköztáraihoz fog hasonlítani. Az oldalsáv kompaktabb és összecsukható lesz.
A Google Workspace segítségével a felhasználók egy helyen tárolhatják a fontos információkat, megtervezhetik a következő családi utazást, egy helyen tárolhatják fotóikat és videóikat, és nyomon követhetik családi költségvetésüket a Google Táblázatokkal.
De a Google Workspace egyelőre csak ennyit kínál az ingyenes Google Workspace-fiókokhoz. Nos, ez és az új színséma, ami a márkaváltás része. De úgy tűnik, a Google az év folyamán további változtatásokat és fejlesztéseket is tervez a Workspace-en Smart Canvas formájában.
Intelligens vászon: A Future Direction munkaterület elindult
A Google komolyan gondolja, hogy a Workspace-t olyan hellyé tegye, ahol virágzik az együttműködés. Az év későbbi szakaszában a Google sok változást vezet be a Google Workspace-en a Smart Canvas formájában, amelyek továbbfejlesztik a Google-alkalmazások közötti együttműködést.
A Smart Canvas továbbfejleszti az olyan alkalmazásokat, mint a Google Dokumentumok, Táblázatok és Diák. Már elérhető, ha @-említéseket használ a Google Dokumentumokban, megjelenik egy intelligens chip, amely további információkat jelenít meg, például ajánlott személyeket, fájlokat és értekezleteket, amelyeket beilleszthet a dokumentumba.
A dokumentumban szereplő többi együttműködő ezután gyorsan átfuthatja a megbeszéléseket és a személyeket, vagy megtekintheti a dokumentumok előnézetét anélkül, hogy lapokat kellene váltania. Az elkövetkező hónapokban az intelligens chipek is megjelennek a Sheetsben.
A következő hónapokban ezek az intelligens chipek az interaktív építőelemek részét képezik. Az új interaktív építőelemek intelligens chipeket, sablonokat és ellenőrző listákat tartalmaznak majd.
Ezenkívül a Google Dokumentumokból is hozzárendelhet ellenőrzőlista-műveletelemeket más személyekhez. Ezek a műveletek a Google Tasksben is automatikusan megjelennek, így könnyebbé válik a teendőlisták kezelése.
A Smart Canvas részeként érkező másik változás a Dokumentumok táblázatsablonjai. Néhány sablontípus tartalmazni fogja a „témaszavazás” táblázatokat a csapat visszajelzéseinek gyűjtésére, a „projektkövető” táblázatokat pedig a mérföldkövek és állapotok rögzítésére.
A Sheets is kap néhány jelentős frissítést. Az intelligens chipek mellett a Google új nézeteket is bevezet a Táblázatok szolgáltatásban. Az Idővonal nézet, a frissítés részét képező nézetek egyike, átrendezi a munkalapokat olyan nézetben, amely megkönnyíti a feladatok nyomon követését.
Az együttműködés megkönnyítése érdekében egy „Google Meet” gomb is bekerül a Dokumentumokba, Táblázatokba és Diákba. Már elérhető, ezzel a gombbal közvetlenül a Google Meetben mutathatja be azt a dokumentumot, amelyen már dolgozik, anélkül, hogy fel kellene lépnie a Google Meetbe az értekezlet indításához. A naptárában lévő megbeszélések automatikusan megjelennek.
Nyugodtan kijelenthetjük, hogy az év folyamán a Google Workspace sokkal jobb élmény lesz, mivel a középpontjában az együttműködés áll. És minden Google Workspace-felhasználó számára elérhető lesz, ingyenesen és fizetősen.
Tervtípusok (kiadások) a Google Workspace-hez
A Google Workspace egy vállalkozástulajdonosok számára készült szolgáltatás, és különböző kiadásokkal (havi előfizetésekkel) rendelkezik a különböző típusú vállalkozások számára. De amikor a Google Workspace először debütált, ennek csak a nagyvállalatok és a legalább kevés alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozások számára volt értelme, akárcsak a G Suite, mivel ezeket a terveket kínálta.
De most a Google Workspace tökéletesen illeszkedik a kisvállalkozások tulajdonosaihoz is, akik lényegében egyszemélyes csapatot alkotnak. Annak érdekében, hogy a Google Workspace mindenki számára elérhető legyen, a Google elindította a „Google Workspace Individuals” szolgáltatást is.
Google Workspace Individual egyéni vállalkozástulajdonosoknak szól, akik szenvedélyüket üzleti ötletté alakítják. De ha Ön egy kisvállalkozás, a termelékenységi és együttműködési eszközzel kapcsolatos igényei mások, mint a nagyvállalatok tulajdonosaié. A Google Workspace Individual ezt szem előtt tartja, és kifejezetten ezeknek az igényeknek megfelelően készült.
A Google Workspace Individual azokat a prémium szolgáltatásokat kínálja, amelyekre egy üzleti vállalkozásnak szüksége van, miközben távol tartja azokat a bonyolultságokat, amelyekre az egyszemélyes műveleteknél nincs szükség. Korlátlan számú értekezletet, hívásfelvételeket, zajszűrést, lekérdezést és kérdezz-feleleteket kínál a Google Meetben, egy professzionális naptárban, amely megkönnyíti a találkozókat, személyre szabott Gmail-élményt e-mail listákkal, márkalogókkal és még sok mással.
Jegyzet: A Google Workspace Individual jelenleg csak az Egyesült Államokban, Kanadában, Mexikóban, Brazíliában és Japánban érhető el, és hamarosan Ausztráliában is elérhető.
Íme egy összefoglaló a Google Workspace által kínált összes tervről vagy kiadásról.
- Business Starter – 6 USD/felhasználó/hónap
- Üzleti szabvány – 12 USD/felhasználó/hónap
- Business Plus – 18 USD/felhasználó/hónap
- Vállalkozás – Egyedi árképzés, amelyet a Google értékesítési csapatával kaphat. Ez a legdrágább kiadás, de egyben a legtöbb funkciót is kínáló kiadás.
- Google Workspace Individual – 9,99 USD havonta (2022 januárjáig havi 7,99 USD promóció keretében)
- Google Workspace for Education - Ingyenes az alapvető funkciókhoz. A prémium szolgáltatások fizetős csomagok keretében vásárolhatók meg, amelyek magukban foglalják az Education Standard, a Teaching and Learning Upgrade és az Education Plus előfizetéseket.
- Google Workspace Nonprofit Szervezeteknek – A Google a Business Starter csomag szolgáltatásait ingyenesen kínálja a nonprofit szervezeteknek, a Business Standard 3 USD/felhasználó/hó és a Business Plus csomag szolgáltatásait 5,04 USD/felhasználó/hónap áron. Az Enterprise Editint is 70%-os kedvezménnyel kínáljuk, mint a normál árak.
Miért a Google Workspace?
A legfontosabb kérdés az, hogy mit kínál a Google Workspace. Miért megfelelő az Ön számára? A Google Workspace egyik legfontosabb szempontja, hogy a Workspace-fiókokat a szervezeti adminisztrátor hozza létre, szemben az egyének által létrehozott alapvető Google-fiókokkal.
Ez lényegében nagyobb kontrollt jelent. Az adminisztrátor jobban szabályozhatja a Workspace-fiókok alapértelmezett beállításait, valamint az alkalmazás-hozzáférési és biztonsági beállításokat. És mindez a felhőben történik. Az IT-csapatnak nem kell egyénileg vagy fizikailag konfigurálnia az eszközöket alkalmazottai vagy hallgatói számára. Külön szabályzatokat is beállíthat az emberekre vagy embercsoportokra.
Így ez lehetővé teszi, hogy szabályozza, milyen alkalmazásokat és beállításokat szeretne engedélyezni alkalmazottai vagy diákjai számára, amelyeket egyszerűen nem használhat személyes fiókokkal.
A Google Workspace számos további funkcióval is rendelkezik, amelyekhez ingyenes, alapszintű fiókkal nem fér hozzá. Ne feledje, hogy a Workspace által kínált szolgáltatások terjedelme a kiadástól vagy a tervtípustól függően eltérő.
Alapvető alkalmazások a Google Workspace-ben
A Google Workspace legtöbb kiadása ezeket az alkalmazásokat a továbbfejlesztett funkciókkal ellátott alapélmény részeként kínálja.
- Gmail: Egyedi üzleti e-mail a vállalkozása számára spam- és adathalász-védelemmel, valamint hirdetésmentes levelezési élménnyel
- Találkozik: Legfeljebb 250 találkozó résztvevője a kiadástól függően. További funkciókat is kap, mint például a digitális táblát, az értekezlet-felvételeket, a zajszűrést, a szavazást és a kérdezz-feleleteket, a szekciószobákat, a jelenlét követését, a moderálás vezérlését, a kéz emelését, a domainen belüli élő közvetítést (a Workspace kiadásától függően).
- Csevegés és szobák (hamarosan Spaces néven): A Google Chat és a szobák zökkenőmentes együttműködését biztosító alapvető funkciói mellett a Google Workspace továbbfejlesztett funkciókat tesz lehetővé. Ezek közé tartoznak a fejlett chat-szobák menetes szobákkal és vendéghozzáféréssel. A vendég hozzáférés lehetővé teszi, hogy kapcsolatba lépjen olyan ügyfelekkel és partnerekkel, akik nem tagjai a szervezetének. Együttműködhet velük a csevegésből származó fájlokon és dokumentumokon. És ugyanolyan szintű hozzáférés és láthatóság esetén a munkája nem szenved csorbát.
- Naptár: Ütemezzen találkozókat, ossza meg naptárait, böngésszen és foglaljon le konferenciatermeket a Workspace segítségével.
- Hajtás: Bővített felhőtárhely (30 GB-ról korlátlanra), Drive asztali számítógépekhez, megosztott meghajtók a csapat számára, célközönség megosztása és több mint 100 fájltípus támogatása.
- Dokumentumok, Ágynemű: Együttműködő dokumentumok létrehozása, írási segítség az intelligens írással, automatikus helyesírás-javítás és nyelvtani javaslatok, együttműködés a Microsoft Office programmal és egyéni márkaépítés a dokumentumokhoz.
- Diák: Együttműködés az előadásokon
- Űrlapok: Felmérési épület, amely egyszerűbb elemzést tartalmaz intelligens kitöltéssel, intelligens tisztítással és válaszokkal, egyéni márkasablonokkal
- Tart: Rögzítse az ötleteket együttműködési jegyzetekkel
- Webhelyek: Együttműködés a teleképítés során
- Áramlatok: Közösségi hálózat a szervezete számára, ahol az alkalmazottak kommunikálhatnak és kapcsolatba léphetnek egymással
További alkalmazások a Google Workspace-ben
A Google Workspace-kiadástól vagy a további vásárlásoktól függően a Google Workspace ezeket az alkalmazásokat is kínálja az előfizetőknek.
- Domainek: Domainregisztráció integrált Google Workspace regisztrációval és konfigurációval
- Cloud Search: Intelligens keresés a Google Workspace-ben (első és harmadik fél adatai)
- Csoportok és Csoportok cégeknek: E-mail listák és hozzáférés-kezelés
- Boltozat: Adatmegőrzés, archiválás és eDiscovery
- Jamboard: Együttműködő digitális tábla, amelyet akár megbeszéléseken is használhat
- Hang: Intelligens hanghívás virtuális telefonrendszerrel, amely minden eszközön és az interneten is működik
- Apps Script: Növelje a Google Apps, például a Naptár, a Dokumentumok, a Drive, a Gmail, a Táblázatok és a Diák teljesítményét az Apps Script segítségével. A szkripteket közzéteheti az egész világ számára, vagy megőrizheti privátként a domainje számára.
- AppSheet: Alkalmazások létrehozása kód nélkül
- Tanterem: Strukturált tanulási terek tanárok és diákok számára
- Kiegészítők: Integráljon harmadik féltől származó alkalmazásokat és Apps Script-bővítményeket
A Google Workspace hardvert is kínál a Google Meethez, a hanghívásokhoz és a Jamboardhoz. A hardver lehetővé teszi azoknak a szervezeteknek, amelyek jelenleg a hibrid modellt választják – az irodában és az otthoni megközelítésben –, hogy hatékonyan dolgozzanak.
A Google hamarosan elindítja a Companion módot is a Google Meetben, hogy elősegítse az együttműködési egyenlőséget egy hibrid munkahelyen. Olyan szervezetek számára készült, ahol kevesen tartózkodnak egy konferenciateremben, miközben távolról csatlakoznak másokhoz.
A kísérő mód a konferenciateremben tartózkodók számára saját videocsempét biztosít, és hozzáférést biztosít a Google Meet egyéb funkcióihoz, például a képernyőn történő kézemeléshez, lekérdezéshez stb., miközben kihasználják a Meet Hardver által kínált szobai audio- és egyéb videokonferencia-lehetőségeket. ajánlatokat.
A Google Workspace használata
A Google Workspace élménye eltér a fizetős (különösen az adminisztrátorok) és az ingyenes felhasználóknál, és mint ilyen, a használat megtanulása két teljesen különböző görbe. A Workspace végfelhasználói számára azonban a Google Workspace-alkalmazások használata nagyon hasonló, kivéve az exkluzív funkciókat.
A Google Worskapce-fiókjához elérhető alkalmazások eléréséhez lépjen a „Google Apps” menüikonra bármelyik Google szolgáltatásban. A menü felsorolja az összes használható alkalmazást.
Itt a borravaló. Akár ingyenes, akár fizetős Google Workspace-felhasználó, a Google gyors „.new” parancsikonokat kínál, amelyeket közvetlenül a böngésző címsorába írhat be, és az új elemet hoz létre az adott alkalmazásban.
- cal.new – Új naptári esemény létrehozása
- doc.new – Hozzon létre egy Google-dokumentumot
- meet.new – Új megbeszélés indítása a Google Meetben
- sheet.new – Hozzon létre egy új Google-táblázatot
- slide.new – Új dia létrehozása
- form.new – Új űrlap létrehozása
- keep.new vagy note.new – új jegyzet indítása
- site.new – Új webhely létrehozása
- jam.new – Új tábla indítása
A Google Workspace használata fizetős felhasználóként
A Google Workspace használatának megkezdéséhez keresse fel a workspace.google.com webhelyet. Kattintson a „Kezdés” vagy az „Ingyenes próba indítása” gombra, attól függően, hogy mit lát a képernyőn. Kisvállalkozások számára a Business Starter vagy a Business Standard lehet a megfelelő út. A Google 14 napos ingyenes próbaverziót kínál, így bőven van ideje tisztázni, hogy a Google Workspace megfelelő-e az Ön számára. Mondja le a próbaidőszakot a 14 nap letelte előtt, és nem kell fizetnie az előfizetésért.
Ha Ön egyszemélyes csapat, és a támogatott országok valamelyikében él, ide kattintva kipróbálhatja a Google Workspace Individual szolgáltatást.
Jegyzet: A Google Workspace Individual nem támogatja az egyéni e-mail-címeket.
Mivel a Google Workspace a vállalkozások számára készült, Ön automatikusan adminisztrátora lesz a szervezetének, amikor beállítja azt. Ha azonban új felhasználókat ad hozzá a szervezethez, akkor valaki mást adminisztrátorrá tehet.
Adja meg vállalkozása nevét, alkalmazottainak számát és országát, majd kattintson a „Tovább” gombra.
Ezután adja meg kapcsolatfelvételi adatait, és kattintson a „Tovább” gombra.
Most ki kell választania, hogy van-e domainje vagy sem. Ha rendelkezik ilyennel, kattintson a „Nem, van egy” lehetőségre, és megadhatja a már birtokolt domaint, és használhatja azt. Mielőtt ténylegesen elkezdhetné használni a domaint, igazolnia kell, hogy Ön a tulajdonosa. Ellenkező esetben a Google Domains használatával vásárolhat egyet. Kattintson az „Igen, van egy, amit használhatok” lehetőségre. Ha nincs domainje, a Google Domains helyett máshonnan is megvásárolhatja, de ha a Google-on keresztül vásárolja meg, akkor nem kell átmennie az ellenőrzési folyamaton.
Ezután létre kell hoznia egy felhasználónevet a Google Workspace-fiókjához. Ez lesz az első üzleti e-mail cím a domainjéhez. Később további üzleti címeket hozhat létre csapata számára, miután beállította a Google Workspace-t. Hozzon létre egy jelszót, majd kattintson az „Elfogadom és tovább” gombra.
Az Ön Google Workspace-je üzleti Google-fiókkal van beállítva. Kattintson az „Ugrás a beállításhoz”, és a felügyeleti konzolból kezelheti a Google Workspace-t szervezete számára.
Miután igazolta domainjét, új felhasználókat vehet fel a szervezetébe, és beállíthat olyan alkalmazásokat, mint a Gmail a felügyeleti konzolból. Ha azonban ezt nem szeretné azonnal megtenni, akkor egyelőre kihagyhatja, és a későbbiekben bármikor megteheti a Google Admin segítségével.
A Google Workspace kezelése
Rendszergazdaként a felügyeleti konzolról kezelheti és vezérelheti a Google Workspace-t. Akár felhasználókat szeretne hozzáadni vagy eltávolítani, akár szervezeti egységeket szeretne kezelni (a Google szóhasználata a szervezeti szabályzatok létrehozásához), levelezőlistákhoz szeretne csoportokat létrehozni és kezelni, irányelveket alkalmazni, kezelni szeretné, hogy a domain felhasználói mely alkalmazásokat férhessenek hozzá, milyen eszközről, és mindent. egyébként a felügyeleti konzolon találod.
A felügyeleti konzol eléréséhez nyissa meg az admin.google.com webhelyet, és jelentkezzen be Google Workspace-fiókjával. Vagy elérheti bármely Google-szolgáltatás „Alkalmazások” menüjéből. Kattintson a „Google Apps” ikonra gyakorlatilag bármely Google-szolgáltatásban, ahol be van jelentkezve (google.com, gmail.com stb.)
Ezután kattintson az „Adminisztráció” lehetőségre az alkalmazásokban. Az „Adminisztráció” opció csak azon Workspace-felhasználók számára érhető el, akik a szervezet rendszergazdája.
Megnyílik a felügyeleti konzol kezdőlapja. A bal oldali összecsukható navigációs menü lehetővé teszi, hogy gyorsan böngésszen a Google Workspace szervezetének kezeléséhez szükséges összes lehetőség között.
Felhasználók hozzáadása a szervezethez
Miután beállította a Google Workspace szolgáltatást szervezete számára, a legfontosabb lépés az, hogy felhasználókat adjon hozzá a szervezethez. Csakúgy, mint egy üzleti cím létrehozása saját magának, felhasználóneveket és jelszavakat kell létrehoznia a hozzáadni kívánt többi felhasználó számára, és meg kell osztania velük a hitelesítési adatokat. Licenceket is hozzá kell rendelnie ahhoz, hogy használni tudják a szolgáltatásokat.
Nyissa meg a felügyeleti konzolt, és kattintson a „Könyvtár” lehetőségre a bal oldali navigációs menüben.
Néhány lehetőség kibővül alatta. Kattintson a „Felhasználók” lehetőségre a rendelkezésre álló lehetőségek közül.
Ezután válassza ki azt a szervezeti egységet az „Összes szervezet” közül, amelyhez hozzá szeretné adni a felhasználót. Kattintson az „Új felhasználó hozzáadása” gombra a felhasználók egyenkénti hozzáadásához, ha nincs nagy csapata.
Adja meg a felhasználó adatait: vezeték- és utónevét, majd elsődleges e-mail-címét. A Workspace olyan felhasználónevet javasol az elsődleges e-mail-címhez, amely különbözik a domainben meglévő összes e-mail-címtől; használhatja, vagy saját maga is megadhatja.
Ha szervezete egynél több domainnel rendelkezik, választhat másik domaint. Kattintson a @ jel melletti lefelé mutató nyílra, és válassza ki a tartományt a legördülő menüből.
Ezután adja meg a felhasználó másodlagos e-mail címét. A másodlagos e-mail-cím lehet a személyes e-mail-címe, amelyre megkapják a fiókadatokat. Megadhatja saját e-mail címét is, hogy rögzítse a bejelentkezési adatokat, és később továbbítsa őket.
Ezután kattintson a „Felhasználó jelszavának, szervezeti egységének és profilfotójának kezelése” melletti nyílra. A profilfotó beállítása vagy a szervezeti egység szerkesztése nem kötelező.
De az új felhasználóhoz jelszót kell beállítani. Automatikusan generálhat jelszót, vagy megadhatja a sajátját. Ha meg szeretné kérni a felhasználót, hogy adjon meg új jelszót bejelentkezéskor, engedélyeznie kell ezt az opciót.
Az összes információ hozzáadása után kattintson az „Új felhasználó hozzáadása” gombra.
Feltéve, hogy a felhasználónév nem ütközik egy meglévő felhasználónévvel, az új felhasználó hozzáadása sikeresen megtörténik. Ha nem, akkor kap egy felszólítást, hogy javítsa ki az ütközést.
Most már csak meg kell osztani a bejelentkezési adatokat a kívánt személlyel, és elkezdhetik használni a Google Workspace-t. Ha arra kérte a felhasználót, hogy a bejelentkezés után változtassa meg jelszavát, 48 órája lesz a jelszó megváltoztatására. Ha lejár az idő, a visszaállítási hivatkozás lejár, és Önnek (az adminisztrátornak) új jelszót kell létrehoznia számukra.
Új felhasználó esetén akár 24 óráig is eltarthat, amíg az összes Google Workspace-szolgáltatás aktiválódik. Ha ebben az időszakban megpróbál hozzáférni egy szolgáltatáshoz, akkor azt az üzenetet kaphatja, hogy nincs hozzáférése.
Felhasználók tömeges hozzáadása
Egy nagy szervezet esetén tömegesen is felvehet felhasználókat, és erre számos lehetőség kínálkozik. A szervezet típusától függően kiválaszthatja a megfelelőt.
- Felhasználók hozzáadása CSV-fájlból
- Használja az Admin SDK Directory API-t, ha ismeri a programozást
- Szinkronizálja az adatokat a LADP-kiszolgálóról, például a Microsoft Active Directoryról
- Váltson át a HCL Notes szolgáltatásból a Google Workspace szolgáltatásba
- Felhasználók hozzáadása meglévő Google-fiókkal
Mielőtt tömegesen adna hozzá felhasználókat a Google Workspace-hez, meg kell győződnie arról, hogy rendelkezik elegendő licenccel. Ellenkező esetben vásároljon többet, ha a terve ezt lehetővé teszi.
Legyen egy felhasználó adminisztrátor
A szervezet másik felhasználója(ka)t kiemelt rendszergazdává teheti. Alapértelmezés szerint a kiemelt rendszergazda az a személy, aki létrehozza és beállítja a Google Workspace-t a szervezet számára. A kiemelt adminisztrátor teljes hozzáféréssel rendelkezik a szervezet felügyeleti feladataihoz, ezért ezt a szerepkört csak olyan személyekhez rendelje hozzá, akikben megbízik. Korlátozott felelősségi körökhöz speciális rendszergazdai szerepköröket rendelhet hozzájuk, például Csoportok rendszergazdája, Felhasználókezelési rendszergazda, Help Desk Admin, Services Admin stb.
A bal oldali navigációs menüben kattintson a „Könyvtár” lehetőségre, és válassza a „Felhasználók” lehetőséget a kibontott listából. Keresse meg a felhasználót a listából, és kattintson a nevére.
Megnyílik a fiókoldaluk. Görgessen le, és kattintson a „Rendszergazdai szerepkörök és jogosultságok” lehetőségre.
Ezután kattintson a „Kiemelt rendszergazdai” szerep lehetőségére.
Ez megjeleníti a kapcsolókat az összes rendelkezésre álló előre elkészített szerep mellett. Ahhoz, hogy szuper adminisztrátor legyen, kapcsolja be a mellette lévő kapcsolót. Egy adott rendszergazdai szerepkör hozzárendeléséhez kapcsolja be a kívánt szerepkör melletti kapcsolót. Egyéni szerepköröket is létrehozhat, ha az előre elkészített szerepkörök nem állnak rendelkezésre.
És ta-da! Van valaki más, aki megosztja Önnel az adminisztrátori felelősséget.
A Google Workspace használata ingyenes felhasználóként
A Google Workspace által az ingyenes fiókokhoz kínált integrált élmény engedélyezéséhez lépjen Gmail-fiókjába, és kattintson a jobb felső sarokban található „Beállítások” ikonra.
A jobb oldalon megjelenik egy gyorsbeállítási panel. Kattintson az „Összes beállítás megtekintése” elemre.
Ezután válassza ki a „Csevegés és találkozás” lapot a beállítási lehetőségek közül.
A Chatben válassza a „Google Chat” lehetőséget a „Klasszikus Hangouts” helyett.
Megjelenhet egy üdvözlő szalaghirdetés. A folytatáshoz kattintson az „OK” gombra.
Ezután kattintson a „Módosítások mentése” gombra.
A Gmail újratöltődik, és mostantól a Gmailben a Csevegés és a szobák új integrált élménye lesz.
A Google Workspace egyik legjobb kiegészítője a Room (hamarosan a Spaces) a Google Chatben. A szobák a kommunikáció és az együttműködés központja. Cseveghet a szoba tagjaival, fájlokat oszthat meg, feladatokat oszthat ki, és még sok mást végezhet, mindezt egy helyen a Rooms segítségével. Ha valaha is használta a Microsoft Teamst, a szobák olyanok, mint a Teams csatornái.
A Google Dokumentumokban, Táblázatokban és Diákban lévő fájlokat közvetlenül a szobákban is megnyithatja, és ott dolgozhat rajtuk. A szobába feltöltött fájlok mindig könnyen elérhetők a „Fájlok” lapon. A „Feladatok” lapon nyomon követheti a csapatnak elvégzendő feladatokat, és hozzárendelheti azokat az emberekhez.
Ha meg szeretné tudni, hogyan használhatja a szobákat a Google Chatben, ugorjon ide.
Tekintettel arra, ahogy a munka teljesen átalakult az elmúlt évben, a Google Workspace olyan változtatásokat hoz, amelyekre nagyon is szükség van, hogy az együttműködés zökkenőmentes legyen, akár távolról dolgozik, akár nem. A mindenki számára elérhető Google Workspace segítségével pedig akár személyes életének rendszerezésére is használhatja.