Használja a Microsoft Word „Összehasonlítás” funkcióját egy Word-dokumentum verzióinak összehasonlításához, hogy megtekinthesse a hasonlóságokat és különbségeket.
Néha előfordulhat, hogy össze kell hasonlítania két Word-dokumentumot a különbségek megtekintéséhez. Lehetséges, hogy Ön és munkatársa ugyanazon a dokumentumon dolgoznak, de külön-külön, vagy szerkesztette a dokumentumot anélkül, hogy bekapcsolta volna a Változások követése módot, vagy Ön ügyvéd, és szeretné feljegyezni a szerződés két példánya között végrehajtott módosításokat.
Bármi is legyen az ok, ha ugyanannak a dokumentumnak két vagy több verziója van, nem kell manuálisan összehasonlítania azokat úgy, hogy az eredeti dokumentumot szóról szóra hozzárendeli a felülvizsgált dokumentumhoz. Használhatja a Microsoft Word „Összehasonlítás” funkcióját két Word-dokumentum összehasonlításához, hogy megtudja, miben különböznek egymástól.
Ha összehasonlít két dokumentumot a Wordben, egy új harmadik dokumentum jelenik meg, amely a két dokumentum összehasonlítását mutatja, amelyet külön dokumentumként menthet el. Ez akkor hasznos, ha nem szeretne változtatni az eredeti és a felülvizsgált dokumentum között, és meg szeretné őrizni a dokumentum mindkét másolatát későbbi használatra.
Azt is mutatja, hogy milyen változtatásokat hajtottak végre, és kik végezték azokat. Ez a funkció különösen hasznos a jogi szakemberek számára jogi feketevonalas dokumentumok létrehozásához. Így hasonlíthat össze két dokumentumot a Microsoft Wordben.
A Microsoft Word dokumentum két verziójának összehasonlítása
Először nyissa meg az összehasonlítani kívánt két dokumentum egyikét (vagy lehet bármilyen dokumentumfájl, akár üres dokumentum is). Ezután lépjen a szalag „Áttekintés” lapjára.
Ezután kattintson az „Összehasonlítás” legördülő gombra az eszköztáron, és válassza az „Összehasonlítás” lehetőséget.
Ezzel megnyílik a képernyőn a „Dokumentumok összehasonlítása” párbeszédpanel. A Dokumentumok összehasonlítása ablak két részből áll: Eredeti dokumentum és Átdolgozott dokumentum. Itt kell kiválasztania az összehasonlítani kívánt eredeti és felülvizsgált dokumentumokat.
Kattintson az „Eredeti dokumentum” alatti legördülő listára, és válassza ki az eredeti dokumentumot, amelyet össze szeretne hasonlítani a felülvizsgált dokumentummal (a példánkban a NEET (2020).docx).
Ha nem látja a dokumentumot a legördülő listában, kattintson az Eredeti dokumentum legördülő menü jobb oldalán található mappa ikonra.
A „Megnyitás” párbeszédpanelen keresse meg a dokumentumot, jelölje ki, majd kattintson az „OK” gombra.
A „Revised Document” alatt válassza ki a dokumentum felülvizsgált verzióját a legördülő menüből (esetünkben NEET (2021)-Revised Document.docx).
A „Változások címke” mezőbe írja be, hogy mit szeretne megjeleníteni a módosítások mellett a dokumentumban (Lehet név vagy megjegyzés). Ezt „Stark” címkével fogjuk ellátni, mivel ez az, aki szerkesztette az eredeti dokumentumot.
A dokumentumokat úgy is válthatja, hogy a dupla nyíl ikonra kattintva a dokumentumokat más módon is összehasonlíthatja.
Kattintson a „Továbbiak >>” gombra a bal alsó sarokban a speciális beállítások megtekintéséhez. Ez nem kötelező, az „OK” gombra kattintva is megtekintheti az összehasonlítást.
Az „Összehasonlítás beállításai” alatt adja meg a dokumentumok összehasonlításához használni kívánt beállításokat (alapértelmezés szerint minden beállítás ki van választva).
A „Változások megjelenítése” részben kiválaszthatja, hogy egyszerre egy karakterre vagy szóra vonatkozóan szeretné-e megjeleníteni a változtatásokat. Kiválaszthatja azt is, hogy hol szeretné megjeleníteni a változtatásokat, lehet az eredeti dokumentum, a felülvizsgált dokumentum vagy egy új dokumentum. Az „Új dokumentum” használata javasolt.
Miután befejezte a beállítást, kattintson az „OK” gombra a dokumentum összehasonlításához.
Ez egy új ablakot nyit meg négy ablaktáblával. A középső „Összehasonlított dokumentum” a bal margón piros jelzésekkel mutatja és kiemeli az összes változtatást. A képernyő jobb oldalán egy dupla ablaktábla mutatja az eredeti és felülvizsgált dokumentumokat egymásra halmozva. A bal oldalon a „Változások” ablaktáblán látható a végrehajtott módosítások listája, beleértve az eltávolítottak, hozzáadott és módosított változatokat is.
Kattintson az összehasonlított dokumentum bal margóján lévő piros vonalra az egyes változtatások részleteinek megtekintéséhez.
A nyomon követett változtatások áttekintése után, ha el szeretne fogadni egy adott revíziót, kattintson a jobb gombbal a módosított/hozzáadott szövegre, és válassza a „Beszúrás elfogadása” vagy a „Beszúrás elutasítása” lehetőséget a változtatás megtartásához vagy visszaállításához.
Az összes módosítás egyidejű elfogadásához kattintson az „Elfogadás” gombra a „Változások” csoportban az „Áttekintés” lapon, és válassza az „Összes módosítás elfogadása” lehetőséget. A legördülő menüben további lehetőségeket is választhat, preferenciáitól függően.
Az összes módosítás egyidejű elutasításához kattintson az „Elutasítás” gombra, közvetlenül az „Elfogadás” gomb mellett az „Ellenőrzés” lapon, és válassza az „Összes módosítás elutasítása” lehetőséget.
Ha végzett, ne felejtse el menteni ezt az összehasonlított dokumentumot külön fájlként az eszköztár „Mentés másként” opciójával.