Ha egy Excel-táblázatban karbantartott címlistáról szeretne levelezési címkéket nyomtatni, használhatja a Microsoft Word Körlevél funkcióját.
A Microsoft Excel ideális hely az ügyfelek kapcsolattartási és címadatainak tárolására. Az Excelben egyszerűen rendezheti a levelezőlistát/címlistát. De a postai címkék, borítékok, üdvözlőlapok vagy bármi más nyomtatása nehéz munka lehet.
Tegyük fel, hogy tömeges levelet szeretne küldeni egy Excel-táblázatban karbantartott levelezőlistára. Ennek legjobb módja a Microsoft Word körlevél funkciójának használata. Ha létrehoz egy körlevél-dokumentumot a Microsoft Word programban, és összekapcsolja ezt egy Excel-munkalappal, akkor az adatokat az Excel listából nyomtatható címkékké gyűjtheti a postázáshoz.
Levelezési címkék készítése a Wordben Excel-lapból
A Microsoft Word Körlevél funkciójával egy Excel-lapból készíthet levelezőcímkéket, amelyeket kinyomtathat. Ha nem tudja, hogyan kell tömegesen nyomtatni a címkéket az Excelből, akkor olvassa el ezt a lépésről lépésre szóló útmutatót.
Készítse el levelezőlistáját Excelben
A levelezési címkék létrehozásához és kinyomtatásához először megfelelően be kell állítania a munkalapot. Írja be az oszlopfejlécet minden oszlop első cellájába, és töltse ki a megfelelő információkat az oszlopfejlécek alatt. Mivel levelezési címkéket szeretnénk létrehozni, hozzon létre egy oszlopot minden egyes elemhez, amelyet hozzá szeretne adni a címkékhez (például keresztnév, vezetéknév, cím stb.).
Például, ha egy Excel-lapból szeretne levelezési címkéket létrehozni, valószínűleg a következő alapvető kapcsolattartási adatok szerepelnek rajta (oszlopfejlécként):
- Keresztnév
- Vezetéknév
- Cím
- Város
- Állapot
- Irányítószám
Lásd az alábbi képernyőképet:
Amikor adatokat ír be az Excelbe, bontsa le az információkat egyes oszlopokra. Például ahelyett, hogy egyetlen névoszlopot hozzon létre, ossza fel a nevet különálló oszlopokra, például címre, keresztnévre, középső névre, vezetéknévre, ami megkönnyíti az adatok egyesítését a Word dokumentummal.
Adatok beírásakor ügyeljen arra, hogy a munkalap ne tartalmazzon üres sorokat vagy oszlopokat. Mentse el a munkalapot, miután befejezte az adatok bevitelét.
Nevezze el a levelezőlistát
Az adatkészlet létrehozása után adjon nevet a munkalapon megjelenő adatoknak. Ehhez
Válassza ki a címlistát az Excel munkalapon a fejlécekkel együtt. Ezután lépjen a „Képletek” fülre, és kattintson a „Név meghatározása” elemre a Defined Names csoportban.
Megnyílik egy új párbeszédpanel, írja be a nevet a „Név” mezőbe, majd kattintson az „OK” gombra. Ha a névben több az egy szó, tegyünk közéjük aláhúzásjelet (_) (Szóköz vagy kötőjel nem megengedett).
Erősítse meg a Fájlformátumot
A címkék nyomtatásához csatlakoztatnia kell a Word-dokumentumot a levelezési listát tartalmazó Excel-munkalaphoz. Ha először csatlakoztatja a Word-et az Excelhez, engedélyeznie kell egy olyan konverziós formátumot, amely lehetővé teszi a fájlok konvertálását a két Microsoft-program között.
Ehhez először nyissa meg a Microsoft Word programot. Kattintson a „Fájl” fülre, és válassza az „Opciók” lehetőséget a bal oldali ablaktábla alján.
Megnyílik egy új „Word Options” ablak. Ebben kattintson a „Speciális” elemre a bal oldali ablaktáblában, és görgessen le az „Általános” részhez. Jelölje be a „Fájlformátum-konverzió megerősítése megnyitáskor” opciót, majd kattintson az „OK” gombra. Ez lehetővé teszi az adatok egyszerű importálását az Excelből.
Állítsa be a körlevél-dokumentumot a Wordben
Ezután be kell állítania a fő címkedokumentumot az MS Wordben a hozzáadni kívánt levelezési címkékhez.
Nyisson meg egy üres Word dokumentumot. Lépjen a „Levelezések” menübe, és kattintson a „Korvítvány indítása” ikonra. Ezután válassza a „Címkék” lehetőséget a legördülő menüből.
Választhatja a „Lépésről lépésre írt körlevél varázsló” opciót is, amely végigvezeti Önt a folyamaton.
Megjelenik a „Címke opciók” párbeszédablak, ahol kiválaszthatja a címke szállítóját és a termék számát. A 3M címkegyártót választjuk eladónak, mert ezt a márkát használjuk. De ha egy adott szállítót használ, pl. Avery, akkor választhatja helyettük őket.
Ezután kattintson a „Részletek” gombra a Címkebeállítások ablak bal alsó sarkában, és megnyílik egy új párbeszédpanel. Itt módosíthatja a címke margóit, magasságát, szélességét, osztásközét és méretét. A módosítások elvégzése után kattintson az „OK” gombra.
Most a Word oldala így fog kinézni:
Csatlakoztassa a munkalapot a Word címkéihez
Most üres címkéket állított be a Microsoft Wordben, hogy információkat fogadjon az Excelből. Ezután csatlakoztatnia kell a Word-dokumentumot a levelezési/címlistát tartalmazó munkalaphoz, hogy átvigye az adatokat a címkékre.
Lépjen a Word dokumentumban a „Levelezések” fülre, és válassza a „Címzettek kiválasztása” lehetőséget. A legördülő menüben kattintson a „Meglévő lista használata” lehetőségre.
Keresse meg az Excel-táblázatot a levelezési listával az Adatforrás kiválasztása ablakban, válassza ki a fájlt, és kattintson a „Megnyitás” gombra.
Ha megjelenik az Adatforrás megerősítése párbeszédpanel, válassza az „OLE DB Database Files” lehetőséget, és kattintson az „OK” gombra.
Megjelenik egy másik Táblázat kiválasztása nevű előugró ablak. Ha elnevezte címlistáját (Customer_Mailing_List), jelölje ki, és kattintson az „OK” gombra. Ha nem, válassza ki a listát tartalmazó munkalapot, és kattintson az „OK” gombra.
Amint látja, a Word-dokumentum most tele van „Következő felvétel” feliratú címcímkékkel.
A körlevél címzettlistájának szerkesztése
Kattintson a „Címzettlista szerkesztése” lehetőségre a „Levelezések” lapon.
Megjelenik a „Korvítvány címzettjei” ablak, amely felsorolja a címlistájában szereplő összes címzettet. Alapértelmezés szerint az összes ki lesz választva. Itt rendezheti, szűrheti, hozzáadhatja vagy eltávolíthatja a címzetteket a listáról.
Törölje a jelölőnégyzetet azoknak a címzetteknek a neve mellett, amelyeket nem szeretne a címkékben feltüntetni.
Körlevél-mezők hozzáadása
Most az egyesítés befejezése előtt hozzá kell adnia a körlevél mezőket a dokumentumhoz. Ha körlevél-mezőket ad hozzá a címkéihez, ezek a mezők a munkalap oszlopfejléceinek helyőrzőivé válnak. Az egyesítés után a helyőrzőket az Excel levelezőlistájáról származó adatokra cseréljük.
Egyesítési mezők hozzáadásához kattintson a "Címblokk" elemre a Mezők írása és beillesztése csoportban a Levelezés lapon.
Itt megadhatja a címzett nevének megfelelő formátumát, hogy megjelenjen a címkén. A kiválasztott címminta előnézete az „Előnézet” részben látható. Kattintson az „OK” gombra a mezők hozzáadásához.
Ha a címblokk egyes részei hiányoznak, vagy nem egyeznek a választott címformátummal, ez azt jelenti, hogy az Excel címlistájának oszlopfejlécei eltérnek az alapértelmezett Word körlevél-mezőktől. Kattintson a „Mezők egyeztetése” gombra, hogy a megfelelő mezőket a címblokkhoz szükséges mezőkkel párosítsa.
A „Mezők egyezése” ablakban ellenőrizze, hogy a címblokk kötelező mezői egyeznek-e a munkafüzet oszlopával. Ha nem, kattintson a kötelező mező melletti legördülő gombra, és párosítsa azt az Excel-fájl oszlopfejlécével. Ha végzett, kattintson az „OK” gombra.
Most az „AddressBlock” jelenik meg a dokumentum első címkéjében.
Ezután át kell másolnia az első címke (<>) címkeformátumát és elrendezését a Word dokumentum többi címkéjére. Ehhez kattintson a „Címkék frissítése” lehetőségre az Írás és beszúrás panelen a Levelezések lapon.
Végezze el a Körlevél funkciót
Mielőtt egyesítenénk a Word dokumentumot és az Excel fájlt, nézzük meg, hogyan fognak kinézni a kész címkék.
Az eredmények megtekintéséhez válassza a felső sáv „Eredmények előnézete” lehetőséget.
Most végre tudja hajtani a tényleges körlevél-összevonást.
Az aktuálisan megtekintett címkét a Kezdőlap lapon formázhatja. Még a címkék betűtípusát, betűméretét, betűszínét stb. is tetszés szerint módosíthatja. Miután befejezte a jelenleg megtekintett címke formázását, kattintson a "Címkék frissítése" gombra a Levelezések lapon, hogy a formázást az összes címkére alkalmazza.
Az egyesítés végrehajtásához lépjen a „Levelezések” fülre, és kattintson a „Befejezés és egyesítés” lehetőségre a Befejezés csoportban. A legördülő menüből válassza az „Egyedi dokumentumok szerkesztése” lehetőséget.
Megjelenik egy kis felugró ablak, melynek neve „Összevonás új dokumentumhoz”. Ebben a Rekordok egyesítése alatt válassza az „Összes” lehetőséget, és kattintson az „OK” gombra a befejezéshez.
Mostantól a címlistájából származó információk átkerülnek a címkéire, és egy új dokumentum jelenik meg az Excel címlistájának levelezési címkéivel. Mostantól ezt a címkedokumentumot ugyanúgy szerkesztheti, formázhatja, nyomtathatja és mentheti, mint bármely más Word-dokumentumot.
Bónusz tipp: Szegélyek hozzáadása a Címkékhez
Nehéz szegély nélkül levágni a címkéket. Szegélyek hozzáadásához kattintson a plusz (+) ikonra a szövegek bal felső részén.
Most a dokumentum összes címkéje ki van jelölve, kattintson a „Szegély” ikonra a lebegő menüben, és kattintson a „Minden szegély” lehetőségre a lehetőségek közül.
Azonnal szegélyeket fog látni a különböző címkék között.
Már nincs más hátra, mint kinyomtatni a címkéket, felvágni, felragasztani a levelekre, és kiküldeni a leveleket.