Készítsen automatikus jegyzeteket egy értekezleten a Microsoft Teams Live Transcriptions funkciójával.
A Microsoft Teams korábban meglehetősen előrébb járt a Workstream Collaboration alkalmazások hordájában. De az utóbbi időben még messzebbre tolja a határait, hogy a változó időkben is aktuális maradjon. A munkamódszerünket és a versenyt övező teljes egyenlet drasztikus változásának köszönhetően a Microsoft Teams folyamatosan hozza az A-játékát.
A Teams szolgáltatásainak arzenáljának legújabb tagja az élő találkozók átiratai. Az élő átiratok elérhetők az értekezlet során, és nem kell rögzítenie a megbeszélést az átiratok generálásához.
Az átírások nagyban javíthatják a találkozó élményét. Nemcsak az értekezleteket teszik eredményesebbé azáltal, hogy automatizálják az értekezlet-jegyzeteket. Bár nem kell kézzel jegyzetelni, az nagy előny. A siketek vagy nagyothallók, zajos helyen tartózkodó vagy eltérő nyelvtudású résztvevők számára is befogadóbbá teszik a találkozókat.
Miben különbözik az átírás az élő feliratoktól?
A Microsoft Teams már jó ideje rendelkezik élő feliratozási funkcióval. Szóval, mi olyan különleges a Meeting Transscriptions-ban? A legnagyobb különbség a rendelkezésre állás.
Az átiratok a megbeszélés után elérhetők. És letöltheti és megoszthatja őket bárkivel. Pontosan ezért neveztük őket „automatizált ülésjegyzeteknek”. A Teams azonban nem menti a feliratokat.
Ezenkívül, ha engedélyezi a feliratokat, azokat csak Ön láthatja, de az átírás mindenki számára látható, bár a felhasználók elrejthetik azt.
Ha a fő ok, amiért engedélyezni szeretné az átírásokat, az, hogy a találkozót befogadóbbá és hozzáférhetőbbé tegye, használhatja az átiratokat vagy a feliratokat. De a teljes találkozó rögzítéséhez az átírás a megfelelő út.
Előfeltételek az átírás használatához a Misrosoft Teamsben
A Microsoft Teamsben az átírások használatához néhány karakterlánc kapcsolódik. Először is, csak az ütemezett értekezletekhez érhető el, a csatorna vagy a „Találkozz most” találkozókhoz nem. Tehát, ha a napirend az inkluzivitás és a jobb érthetőség egy rögtönzött vagy egy csatornatalálkozón, választhat élő feliratozást.
Ezenkívül a funkció csak akkor érhető el, ha a beszélt nyelv az amerikai angol. Ezenkívül csak az asztali alkalmazásból használható, és csak bizonyos licencekhez érhető el. Ez lényegében azt jelenti, hogy a Microsoft Teams ingyenes felhasználói és a kizárt licenctípusok nem férnek hozzá a funkcióhoz.
A következő licencekkel rendelkező szervezetek férhetnek hozzá az átiratokhoz a Teamsben: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU-k.
A GCC, GCC-High és DoD felhasználók nem jogosultak a funkció használatára.
Az átírást az informatikai rendszergazdának is engedélyeznie kell a szervezet számára. Ha nem találja az átírási lehetőséget, vegye fel a kapcsolatot az adminisztrátorral.
Az átírás engedélyezése a szervezet számára
Ha Ön szervezete IT-rendszergazdája, nyissa meg a Teams felügyeleti központját.
A szervezet IT-adminisztrátorai mindenki számára engedélyezhetik az átírást azáltal, hogy belefoglalják a globális szabályzatba, vagy kiválaszthatják az embereket, ha a különböző felhasználókra vonatkozóan eltérő szabályzatot alkalmaznak.
A bal oldali navigációs panelen kattintson a „Találkozók” lehetőségre.
Néhány lehetőség kibővül alatta. Ezek közül válassza ki a „Találkozási szabályzat” lehetőséget.
Ha a teljes szervezetre szeretné engedélyezni ezt a lehetőséget, kattintson a „Globális (Szervezeti alapértelmezés)” lehetőségre.
Görgessen le az „Audio és videó” részhez. Ezután győződjön meg arról, hogy az „Átírás engedélyezése” opció be van kapcsolva.
A szelektív engedélyezéséhez két lehetőség közül választhat. Bekapcsolhatja az egész szervezetre, majd létrehozhat egy egyéni házirendet, ahol az Átírás opció nincs engedélyezve, és hozzárendelheti a házirendet azokhoz a felhasználókhoz, akik nem szeretnének hozzáférni a funkcióhoz. Vagy éppen az ellenkező irányba indulhat el, ahol az opció nincs globálisan engedélyezve, hanem csak az egyéni házirendben, és hozzárendelheti azokhoz a felhasználókhoz, akiknek el szeretné érni a funkciót.
Új értekezlet-szabályzat létrehozásához nyissa meg a „Találkozási szabályzat” oldalt, és kattintson a „Hozzáadás” gombra.
Adja meg a házirend nevét, és állítsa be a kívánt módon. Kattintson a „Mentés” gombra.
A házirend felhasználókhoz való hozzárendeléséhez jelölje ki, majd kattintson a „Felhasználók kezelése” gombra.
A jobb oldalon megjelenik egy panel. Keresse meg azokat a felhasználókat, akikhez hozzá szeretné rendelni a házirendet, és kattintson az „Alkalmaz” gombra.
A szervezet bármely felhasználói csoportjához is hozzárendelhet házirendeket.
Az átírási funkció használata az értekezletekben
A funkció találkozókon való használata egy séta a parkban. De ne feledje, hogy csak az ütemezett megbeszéléseket tudja átírni. Indítsa el az ütemezett megbeszélést, vagy csatlakozzon hozzá a naptári eseményből.
Az értekezlet szervezője és ugyanannak a bérlőnek a tagjai megkezdhetik az átírásokat. A vendégek, egy másik bérlő emberei és névtelen felhasználók (azok, akik nem akarják, hogy azonosítsák magukat az átírásokban) nem kezdhetik meg az átírást a megbeszélésen.
Az átírás elindításához lépjen a „További műveletek” részhez az értekezlet eszköztárán.
Ezután válassza ki az „Átírás indítása” lehetőséget a lehetőségek közül.
Értesítést fog látni arról, hogy az átírás megkezdődött, és értesítenie kell mindenkit, hogy folyamatban van az átírás. De a többi résztvevő is látni fogja az értekezlet átírásáról szóló értesítést. Ennek ellenére mindenkit értesíteni kell a telefonon csatlakozott résztvevők szívességéből.
A jobb oldalon megjelenik az átírási panel. Az átirat tartalmazza a résztvevő felhasználónevét és profilikonját, valamint az időbélyeget is.
Az értekezlet minden résztvevője bármikor megjelenítheti vagy elrejtheti az átirat panelt. Kattintson a „Bezárás” gombra a panelen az elrejtéséhez.
Lépjen a További műveletek menübe is, és válassza az „Átirat elrejtése” lehetőséget.
A panel megjelenítéséhez válassza az „Átirat megjelenítése” lehetőséget a További műveletek menüből.
Az értekezlet szervezője és előadói a megbeszélés során bármikor leállíthatják és újraindíthatják az átírást. Az átírás leállításához lépjen a További műveletek menübe, és válassza az „Átírás leállítása” lehetőséget.
Mindenki értesítést kap arról, hogy abbahagyta az átírást. Az átírás automatikusan leáll, amikor mindenki elhagyja a megbeszélést.
Átiratok letöltése és megosztása
Az értekezlet átiratai automatikusan letölthetők az értekezlet után a naptáreseményben. A bal oldali navigációs panelen lépjen a „Naptár” elemre.
Ezután nyissa meg az eseményt a tervezett találkozóhoz.
Az értekezlet oldalának tetején egy további lap található: „Felvételek és átiratok”.
A teljes átirat megtekinthető lesz ott. A letöltéshez kattintson a letöltés gombra.
Az átiratot letöltheti .vtt fájlként (az átiratok népszerű formátuma) vagy .docx fájlként (Word dokumentum).
Az átiratok mindaddig letölthetők a résztvevő fiókjaiból, amíg az értekezlet szervezője nem törli őket.
A mobil résztvevők nem láthatják az átírást a mobilalkalmazásban. Ahhoz, hogy a mobil résztvevők számára elérhető legyen, töltse le a fájlt, és töltse fel a csevegésbe. Lépjen a megbeszélés csevegésére, és kattintson a „Csatolás” gombra a fájl feltöltéséhez.
A mobil résztvevők ezután megtalálhatják a fájlt a csevegésükben.
Személyazonosságának elrejtése az átiratokban
A csapatok azonosítani tudják a beszélőt, és az értekezletek átiratai automatikusan tartalmazzák a felhasználó nevét és a személy nevét. Ha névtelen szeretne maradni az átírások során, elrejtheti személyazonosságát. De ezt meg kell tennie egy találkozó előtt.
Kattintson a „Beállítások és egyebek” ikonra (hárompontos menü) a profilikon mellett a címsorban. Ezután válassza a „Beállítások” lehetőséget a menüből.
Megnyílnak a beállítások. A bal oldali navigációs menüből lépjen a „Feliratok és átiratok” elemre.
Ezután kapcsolja ki az „Automatikus azonosítás a feliratokban és átiratokban” kapcsolót.
Az átírások nagyszerű szolgáltatást jelentenek, és a Microsoft Teams minden bizonnyal megkönnyíti a használatukat. Így ha legközelebb jegyzeteket szeretne készíteni az értekezletről, vagy mindenki számára elérhetővé szeretné tenni az értekezlet tartalmát, átírhatja a teljes értekezletet.