Használja a Microsoft Teams állapotbeállításait, hogy jelezze csapatának, hogy elérhető-e
A Microsoft Teams az egyik legnépszerűbb Workstream Collaboration alkalmazás lett. Az ezt használó szervezetek számára pedig ez az elsődleges kommunikációs mód a csapattagok között az e-maileket megelőzve. És jogosan. A Microsoft Teams számos eszközzel rendelkezik a kommunikáció és az együttműködés hatékonyabbá és eredményesebbé tételéhez, mint a hagyományos eszközök.
Még akkor is, ha otthonról dolgozik, és nem ugyanabban a fizikai térben tartózkodik, számos eszköz áll rendelkezésre a félreértések elkerülésére és a termelékenység fenntartására. Az egyik ilyen eszköz, amelyet esetleg figyelmen kívül hagyott, de érdemes figyelnie, a Microsoft Teamsben elérhető különféle állapotbeállítások és azok használatának minden módja.
Milyen állapotbeállítások érhetők el a Microsoft Teamsben
A Teamsben kétféle állapotbeállítás áll rendelkezésre – Felhasználói jelenlét állapota és Egyéni állapot.
Mi az a felhasználói jelenléti állapot
A Felhasználói jelenlét állapota a Microsoft Teamsben (és a Microsoft 365-ben is) lévő profil azon része, amely tájékoztatja a többi felhasználót az Ön elérhetőségi állapotáról. Zöld/piros/sárga/szürke színű kis pontként jelenik meg a profilképed mellett.
Egy pillantás az állapotra, és a csapat többi tagja tudni fogja, hogy online vagy-e, megbeszélésen van-e, nem szabad megzavarni stb. A lényeget megérted. Szigorúan véve azt a célt szolgálja, hogy mások is tájékoztassák elérhetőséged általános állapotát.
Mi az egyéni állapot
A felhasználói jelenléti állapoton kívül a Microsoft Teamsben van egy Egyéni állapot is, amellyel tudathatja másokkal az Ön elérhetőségének pontos körülményeit. Ahol a Felhasználói jelenlét állapota csak azt jelzi, hogy Ön távol van az asztaltól, az egyéni állapot pontosan meg tudja mondani az állapot mögött meghúzódó okokat, például azt, hogy valakinek azt mondja, hogy távol van ebédidőben, és egy óra múlva visszatér.
Ez egy kis egyéni üzenet, amelyet rövid ideig megjeleníthet. Más felhasználók láthatják, amikor az egérmutatót a profilképed fölé viszik. És akkor is megjelenik, ha valaki üzenetet küld Önnek személyes csevegésen keresztül, vagy @megemlít, ha úgy kívánja.
A Microsoft Teams állapotbeállításainak használata
Meglehetősen egyszerű beállítani az állapotát a Microsoft Teamsben, hogy jelezze elérhetőségét más felhasználók számára.
Jelenléti állapot beállítása
Talán észrevette, hogy bár korábban soha nem módosította az állapotbeállításokat, a jelenlét állapota automatikusan megváltozik. Ennek az az oka, hogy a Microsoft Teams a különböző körülményektől függően automatikusan megjeleníti az Ön állapotát.
Azt is látni fogja, hogy bizonyos állapotbeállításokat nem állíthatja be állapotként, de láthatja őket más felhasználók jelenléti állapotaként. Például az „Egy értekezleten”, „Bemutató”, „Fókuszálás” stb. Ezek a beállítások nemcsak „nem érhetők el” az Ön számára, hanem senki sem állíthatja be őket. Ezeket az állapotokat az alkalmazás konfigurálja, azaz a Microsoft Teams módosítja ezeket az állapotokat. Megváltoztathatja őket „Megbeszélésen”-re, ha éppen egy értekezleten van, vagy „Bemutató”-ra, amikor megosztja a képernyőt az értekezleten stb.
De a lehetőségek korlátozottak az Ön számára. A felhasználó által konfigurált jelenléti állapot beállításához kattintson a profil gombra a Teams alkalmazás címsorában.
Megjelenik egy helyi menü. Lépjen az Állapot opcióra (jelenlegi állapot) a menüben.
Megjelenik az almenü a következő állapotlehetőségekkel: Elérhető, Elfoglalt, Ne zavarjanak, Legyen vissza és Távol. Kattintson a megjeleníteni kívánt állapotra. Van egy „Állapot visszaállítása” opció is, ha vissza szeretné állítani a jelenlétet az alkalmazás által konfigurált állapotba.
Ha saját maga állít be egy állapotot, az a legtöbb esetben felülbírálja az alkalmazás által konfigurált állapotot, mivel annak prioritása magas. Például, ha a „Ne zavarjanak” állapotot állítja be, a Teams nem módosítja azt „Megbeszélésen” vagy „Hívás közben” állapotra, ahogyan azt a szokásos módon tette volna.
Nem minden felhasználó által konfigurált szobor azonban felülbírálható. Még ha az állapotát „Elérhető”-re állítja is, a Teams „Távol” értékre írja felül, miután az idő nagy részében öt percnél hosszabb inaktivitást észlel.
Ezenkívül, ha saját maga állít be állapotot a Microsoft Teamsben, minden állapotnak van alapértelmezett lejárati ideje. Így még ha elfelejti is visszaállítani az állapotát, nem marad örökre a Ne zavarjanak vagy az Elfoglalt módban.
| Felhasználó által konfigurált állapot | Alapértelmezett lejárat |
|---|---|
| Elfoglalt | 1 nap |
| Ne zavarj | 1 nap |
| Mások | 7 nap |
Egyéni állapot beállítása
Egyéni állapotüzenet beállításához kattintson a profil gombra, majd lépjen az „Állapotüzenet beállítása” menüpontra a menüből.
Megnyílik az állapotüzenet írási mezője. Állítsa be a mások számára megjeleníteni kívánt állapotot; az egyéni állapot maximális hossza 280 karakter. @megemlíthet valakit a státuszában.
Az állapot összeállítása után jelölje be a „Megjelenítés, ha valaki üzenetet küld nekem” opciót, ha akarja. Ha ez a lehetőség be van kapcsolva, amikor valaki privát üzenetet küld neked, vagy @megemlít a csatornán, a Teams a levelezőmező felett megjeleníti az állapotodat. Így a pokolban nem lesz esély arra, hogy kihagyják a státuszodat, és később téged hibáztatnak, amiért nem válaszoltál.
Beállíthatja annak az állapotnak a lejárati dátumát is, amelynek befejezésekor a Teams automatikusan törli az állapotát. Alapértelmezés szerint a „Ma” lesz a kiválasztott lehetőség. Kattintson rá a legördülő menü kibontásához. Ezután válasszon a „Soha”, „1 óra”, „4 óra”, „Ma” vagy „Ezen a héten” lehetőségek közül. Az „Egyéni” lehetőséget is kiválaszthatja a dátum és az idő megadásához.
Most érintse meg a „Kész” gombot az állapot mentéséhez.
Egyéni állapota be lesz állítva, és mások számára látható lesz a jelenléti állapotával együtt.
Tipp: A Microsoft Teamsben beállíthat egy Off Office állapotot is, amely vicces történet, amelyet valójában nem lehet beállítani a Microsoft Teamsből. Olvassa el részletes blogbejegyzésünkben, hogyan állíthatja be az Office-on kívül a Microsoft Teamsben.
Kövesse más felhasználók állapotát a Microsoft Teamsben
Amellett, hogy beállítja saját állapotát, hogy tájékoztassa a többieket, nyomon követheti más felhasználók állapotát is a szervezetében. Amikor követi egy személy állapotát, minden alkalommal értesítést kap, amikor az Elérhető vagy Offline állapotú jelenik meg. El kell ismernie, hogy értesítéseket kapni jobb, mint megszállottan lesni, és várni, hogy megjelenjenek az interneten, amikor fontos ügyei vannak.
Kattintson a profil gombra a Microsoft Teamsben, és lépjen a menü „Beállítások” menüpontjára.
Lépjen az „Értesítések” részre a bal oldali navigációs menüből.
Keresse meg az „Emberek” lehetőséget, és kattintson a mellette található „Szerkesztés” gombra.
Most adja hozzá azokat a személyeket, akiknek állapotát követni szeretné, és értesítést kapjon.
Ezeket az értesítéseket bármikor leállíthatja, ha a személy neve melletti „Kikapcsolás” gombra kattint.
A Microsoft Teams állapotbeállításai egy felbecsülhetetlen értékű eszköz az Ön számára, amellyel biztosíthatja, hogy nincs helye a félreértéseknek. Különféle beállításokat is használhat, például a Ne zavarjon, vagy Fókuszált stb., hogy megbizonyosodjon arról, hogy az éppen aktuális feladatra tud összpontosítani, és senki sem zavarhatja meg. Továbbra is kap üzeneteket az emberektől, csak az értesítéseket nem, így a zónájában maradhat.