Ütemezze be a fontos találkozókat, hogy minden tag részt vehessen
Az olyan együttműködési platformok, mint a Microsoft Teams, teljesen megváltoztatták a távoli munkavégzést, és ez teljesen jogos. Sok szervezet az e-mailekről az olyan alkalmazásokra tér át, mint a Microsoft Teams a kollégák közötti kommunikáció érdekében, a platformok által kínált csodálatos funkciók miatt.
A Microsoft Teams által kínált egyik olyan szolgáltatás, amelyet a felhasználók világszerte szeretnek, az ütemezett értekezletek megtartásának lehetősége a platformon. Az ad-hoc értekezletek mellett a felhasználók megbeszéléseket is ütemezhetnek. Korábban csak a Microsoft 365 Business előfizetők tarthattak ütemezett privát vagy csatornás értekezleteket. De most a Microsoft a Microsoft Teams Free felhasználók számára is hozzáadta a lehetőséget. A Teamsben a szervezet tagjaival és kívülállókkal (a Microsoft Teams értekezleteinek világában általában vendégekként ismert) megbeszélések ütemezése pedig a lehető legegyszerűbb.
Találkozó ütemezése, ha Ön a Microsoft Teams ingyenes felhasználója
Nyissa meg a Microsoft Teams asztali alkalmazást, vagy nyissa meg a teams.microsoft.com webhelyet. A bal oldali navigációs sávban válassza a „Találkozások” lehetőséget.
Jegyzet: Ha nincs „Meetings” lehetőség, próbálja meg frissíteni a Microsoft Teams asztali alkalmazást, mivel az új lehetőség még csak most kezdődött el. Ha a legfrissebb verzióra való frissítéskor még mindig nem jelenik meg a lehetőség, akkor csak meg kell várni, amíg a funkció elérhetővé válik.
Megnyílik a Találkozók lap. Két lehetőséget fog látni: „Találkozz most” és „Találkozás ütemezése”. Kattintson a „Találkozás ütemezése” gombra az ütemező ablak megnyitásához.
Adjon címet az értekezletnek, és adja meg a megbeszélés időtartamának dátumát és időpontját. Ezután kattintson az „Ütemezés” gombra.
A csapatok ütemezik a találkozót. A képernyőn megjelenik néhány lehetőség a meghívó megosztására. Megoszthatja az értekezlet információit úgy, hogy kimásolja azokat, és elküldi a hivatkozást e-mailben vagy bármilyen üzenetküldő alkalmazásban, vagy elküldheti a meghívót a Google Naptár vagy az Outlook naptár használatával egy esemény létrehozásával. Válassza ki a kívánt opciót.
Fontos jegyzet: Ne hagyja ki ezt a lépést az értekezlet információinak legalább másolása nélkül. Miután bezárja ezt az ablakot, többé nem férhet hozzá az információkhoz. Ha úgy dönt, hogy nem hoz létre naptári eseményt, akkor is tartsa kéznél az értekezlet hivatkozását, mivel a Microsoft Teams nem rendelkezik beépített naptárral az ingyenes felhasználók számára az ütemezett értekezletek nyomon követésére. Ez azt jelenti, hogy ha kihagyja ezt a lépést, nem tud csatlakozni az értekezlethez, és nem tud másokat meghívni az éppen ütemezett megbeszélésre.
Jelenleg az ingyenes felhasználók csak privát megbeszéléseket tarthatnak, csatornákon nem. Így csak azok csatlakozhatnak a megbeszéléshez, akik rendelkeznek az értekezlet-meghívó hivatkozásával.
Megbeszélés ütemezése, ha Ön Microsoft 365 Business felhasználó
A Microsoft 365 Vállalati előfizetők ütemezhetnek értekezletet a Microsoft Teams alkalmazásból, vagy az Outlook segítségével is ütemezhetnek értekezletet a Teamsben.
Ütemezzen be egy értekezletet a Microsoft Teamstől
Nyissa meg a Microsoft Teams asztali alkalmazást, vagy nyissa meg a teams.microsoft.com webhelyet, és jelentkezzen be Microsoft-fiókjával. Ezután válassza ki a „Naptár” lehetőséget a bal oldali navigációs sávban.
A naptárban kattintson az „Új értekezlet” gombra az értekezlet ütemezéséhez.
Megnyílik az új értekezlet létrehozására szolgáló képernyő. Adja meg az értekezlet címét, majd írja be a résztvevők nevét a „Kötelező résztvevők hozzáadása” mezőbe emberek meghívásához.
Ha azt szeretné, hogy a szervezeten kívüli személy is csatlakozzon az értekezlethez, írja be az e-mail címét a mezőbe, és küldjön neki meghívó hivatkozást az értekezletre.
Miután hozzáadta az összes résztvevőt, állítsa be az értekezlet időpontját. Használhatja az „Ütemezési asszisztenst” is, hogy szabad időt keressen mindenki naptárában, és beállítson egy mindenki számára megfelelő időpontot az értekezlethez.
A Microsoft Teams lehetővé teszi a találkozó megismétlését is egy bizonyos ütemezés szerint. Válassza ki a megfelelő opciót a legördülő menüből. Ha nem szeretné megismételni a találkozót, hagyja a „Nem ismétlődik” beállítást.
Következő a „Csatorna hozzáadása” beállítása, amely meghatározza az értekezlet adatvédelmi beállításait. Hagyja üresen, hogy a megbeszélés privát maradjon. Az értekezlet csapattagok számára történő megnyitásához válasszon ki egy csatornát. Több csatornát is választhat a találkozóhoz.
Az értekezlet a „Bejegyzések” lapon választott csatornán lesz közzétéve, ahol a csapattagok napirendet állíthatnak be, fájlokat oszthatnak meg, vagy megjegyzéseiket írhatják be.
Az értekezlet ütemezéséhez kattintson a „Küldés” vagy a „Mentés” gombra (amelyik megjelenik attól függően, hogy vannak-e résztvevők a listán).
Ütemezzen be egy Teams-találkozót az Outlookból
A felhasználók a Microsoft Outlook alkalmazásból is ütemezhetnek Teams-találkozót. Nyissa meg az Outlook alkalmazást, és váltson a naptárnézetre. A váltáshoz kattintson a bal oldali navigációs panel alján található „Naptár” ikonra.
Alapértelmezés szerint a Microsoft Teams rendelkezik az Outlook bővítménnyel. Kattintson az „Új csapattalálkozó” elemre az Outlook naptárnézetében.
Megnyílik az értekezlet ütemezésére szolgáló képernyő. Állítsa be az értekezlet nevét, vegyen fel résztvevőket, akiknek meghívókat küldjön, állítsa be a találkozó időpontját, majd kattintson a „Küldés” gombra az értekezlet-meghívó elküldéséhez.
Jegyzet: Jelenleg a felhasználók ütemezhetnek értekezleteket az Outlookból, de nem tarthatják őket egyetlen csatornán sem.
Megbeszéléseket tartani a Microsoft Teamsben nagyon kényelmes. A felhasználók megbeszéléseket ütemezhetnek a Microsoft Teamsből vagy az Outlook alkalmazás segítségével. A Microsoft 365 Business-előfizetéssel rendelkező Teams-felhasználók ütemezési asszisztenst is használhatnak, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy mindenki számára megfelelő időpontot találjanak az értekezletre.
A Microsoft Teams Free felhasználók ütemezője jelenleg meglehetősen alapszintű, de tekintve, hogy ez egy újonnan bevezetett funkció, talán fontos frissítéseket fog kapni a következő hónapokban. Meghívó hivatkozást is küldhet olyan személyeknek, akik nem tagjai a szervezetének, így ők „Vendégként” csatlakozhatnak a megbeszéléshez.