A feladatok kezelése sokkal könnyebbé vált.
A Microsoft tavaly jelentette be a Tasks alkalmazást a Microsoft Teams számára, és nyugodtan kijelenthetjük, hogy ez az egyik olyan alkalmazás, amelynek érkezését az emberek izgatottan várták. A különböző feladatok nyomon követése, amelyeket a nap folyamán, vagy a hét vagy a hónap végéig el kell végeznünk, nagyon ijesztő lehet. Természetesen a Microsoftban különböző alkalmazások vannak erre.
De pontosan ez a probléma. Vagy legalábbis az volt. Az alkalmazások külön voltak. És váltania kell több alkalmazás között, hogy mindent nyomon követhessen. Nagyon nehéz volt megőrizni a józan eszét, miközben ezt tette. De a Tasks segítségével a Microsoft ezen változtat.
A Tasks alkalmazás a Microsoft különálló haladáskövető és feladatkezelő alkalmazásainak összes képességét egy helyre hozza. Az új Tasks alkalmazás egyesíti a személyes feladatokat a To-Do-ból és a megosztott feladatokat a Planner alkalmazásból közvetlenül a Microsoft Teamsben. Így egyetlen helyről követheti nyomon az összes feladatot.
Feladatok hozzáadása a Microsoft Teamsben
A Tasks alkalmazás szakaszos bevezetése az év elején kezdődött, és már általánosságban mindenki számára elérhető, aki rendelkezik Microsoft 365-előfizetéssel. A Microsoft Teams Free felhasználók nem férhetnek hozzá az alkalmazáshoz.
Hozzáadhatja a Tasks alkalmazást rendszerszintű alkalmazásként a Microsoft Teamsben vagy lapként egy csatornán. Ha hozzáadja a Feladatokat lapként a csatornához, az nem tartalmazza a Teendőkből származó személyes feladatait.
Mielőtt hozzáadná a Tasks alkalmazást a Microsoft Teamshez, egy dolgot ne felejtsen el. Az alkalmazást nem találja „Feladatok” néven. Jelenleg „Tervező” néven találja meg.
Fokozatosan a név „Tasks by Planner and To-Do”-ra változik, majd végül „Tasks” lesz. Az előbbire való váltás már megkezdődött, és egyes felhasználók a „Tervező” helyett ezen a néven találhatják meg az alkalmazást. De nem számít a név, a funkcionalitás ugyanaz.
A Tasks alkalmazás használatához kattintson a „További hozzáadott alkalmazások” lehetőségre (három pont) a bal oldali navigációs sávban.
Ezután kattintson az „Alkalmazás keresése” keresősávra, és keressen a „Tervező” kifejezésre. Kattintson az alkalmazásra, hogy hozzáadja a Microsoft Teams névsorához.
Megnyílik az alkalmazásleíró ablak. Kattintson a „Hozzáadás” gombra az alkalmazás telepítéséhez.
A Tervező (vagy bizonyos esetekben a Tervező által készített feladatok és a Teendők) megjelenik a navigációs sávon. A későbbi eléréshez rögzítheti az alkalmazást a navigációs sávon is. Kattintson a jobb gombbal az alkalmazásra, és válassza a „Rögzítés” lehetőséget a beállítások menüből.
A Tasks használata a Microsoft Teamsben
A Microsoft Teams Tasks alkalmazás két részben jeleníti meg a feladatait: „Saját feladatok” és „Megosztott tervek”.
A „Saját feladatok” szakasz tartalmazza a Microsoft To-Do alkalmazásból származó listákat, valamint a To Do és az Outlook alkalmazásban hozzáadott feladatokat. Tartalmaz egy „Számomra kiosztott” részt is, amely a Plannerből a kifejezetten Önnek rendelt feladatokat mutatja, így a feladatok listája mindig kéznél legyen.
A Megosztott tervek szakasz a Planner alkalmazásból a Teamshez hozzáadott feladatokat vagy terveket tartalmazza.
A „Feladataim” rész a Fontos és a Tervezett kategóriákat is tartalmazza. A Fontos kategória az összes csillaggal megjelölt feladatot tartalmazza, a Teendőktől kezdve, valamint a Tervezőben Önhöz rendelt feladatokat.
A Tervezett kategória dátum szerint rendezve mutatja az összes olyan feladatát, amelyeknek esedékességi dátuma van, a Teendőktől és a Tervezőtől, amelyek hozzá vannak rendelve, dátum szerint rendezve, így nyomon követheti az ütemtervét. Megjeleníti azokat a tervekből származó feladatokat is, amelyek nem részei a csapatoknak, de megtalálhatók a natív Tervező alkalmazásban.
Új feladatok létrehozása
A Feladatok alkalmazás egyszerűen nem jeleníti meg az összes feladatot ezekből a többi alkalmazásból; új feladatokat is létrehozhat.
Új listák vagy tervek létrehozásához kattintson a képernyő alján található „Új lista vagy terv” lehetőségre.
Megjelenik az új feladat létrehozására szolgáló ablak. Adjon címet a listának vagy a tervnek. Ezután lépjen a „Létrehozás” alatti legördülő menübe, és válassza ki, hogy milyen típusú feladatról lesz szó. Válassza a „Saját feladatok” lehetőséget, ha privát listát vagy csapatnevet szeretne létrehozni, és csatornát, ha megosztott tervet szeretne létrehozni.
Ezután kattintson a „Létrehozás” gombra.
Ha új feladatot szeretne létrehozni egy meglévő listában vagy tervben, először lépjen az adott listára/tervre. Tegyük fel, hogy új személyes feladatot szeretne létrehozni a Teendők számára, lépjen a „Feladatok” részre a „Saját feladatok” alatt.
Ezután kattintson a „Feladat hozzáadása” lehetőségre.
Adja meg a feladat címét, valamint a prioritási állapotot vagy a határidőt, ha van ilyen. És kattintson az „OK” gombra (pipa ikon) a feladat mentéséhez.
A feladattal kapcsolatos további információk szerkesztéséhez, például leírás vagy részfeladatok hozzáadásához kattintson a feladatra.
Megnyílik a szerkesztő ablak. Lépjen az „Ellenőrzőlista” elemre, és adjon hozzá részfeladatokat a feladathoz, ahol az „Elem hozzáadása” felirat szerepel.
Hasonlóképpen egy új megosztott tervfeladathoz lépjen a Terv nevéhez, és kattintson a „Feladat hozzáadása” lehetőségre. A tervben szereplő új feladatok esetében az egyetlen különbség az oszlopkategóriák. Amikor új feladatot hoz létre a Tervezőben, megadhat részleteket a „Hozzárendelve” és a „Vonal” kategóriákhoz.
Feladatok megtekintése
A Teendők csak listaként tekinthetők meg, de a Tervező feladatok 4 nézettípust támogatnak. Feladatait megjelenítheti lista, tábla, diagram vagy ütemterv formájában.
Alapértelmezés szerint a „Lista” nézet lesz látható.
A Tábla nézet az összes feladatot kártyák formájában jeleníti meg egy táblán, amely az alapértelmezett nézet a Microsoft 365 natív Tervező alkalmazásában.
A Diagram nézet diagramok formájában jeleníti meg a Tervhez kapcsolódó összes statisztikát, ami vizuálisabbá teszi, és így könnyebben nyomon követhetővé válik az összes információ.
Az Ütemezés nézet pedig minden feladatát megjeleníti a naptárban, így könnyen nyomon követheti a határidőket.
A nézet megváltoztatásához kattintson a megfelelő opcióra a feladatok feletti eszköztár jobb sarkában.
A Feladatok használata lapként
Feladatokat is hozzáadhat lapként egy Teams-csatornához. Ha hozzáadja egy csatornához, az alkalmazás nem tartalmazza a Teendőkből származó személyes feladatait. A csatornán lévő Tasks alkalmazással csapata közösen készíthet terveket, és minden kéznél lévő feladatot rendszerezve tarthat.
Nyissa meg azt a csatornát, amelyhez hozzá szeretné adni a Tervezőt, és kattintson a felül található „+” ikonra új lap hozzáadásához.
Keresse meg a „Tervező” kifejezést az alkalmazások között, és kattintson rá. Létrehozhat új tervet, vagy hozzáadhat egy meglévőt. Válassza ki a kívánt opciónak megfelelő választógombot, majd írja be a terv nevét (új terv létrehozásához), vagy válasszon egy meglévő tervet a legördülő menüből. Ezután kattintson a „Mentés” lehetőségre.
A Microsoft Teams új Tasks alkalmazásával a feladatok, a csoportos és a személyes feladatok kezelése is egy darab tortát jelent. Az elkövetkező hónapokban pedig csak az alkalmazás fejlesztése lesz látható, és további kiegészítések, például ismétlődő feladatok, My Day lista stb.