Az Excel Változások követése funkciójával megtudhatja, ki módosította a munkafüzetet, milyen változtatásokat hajtott végre, és hogy elfogadja-e azokat.
Tegyük fel, hogy megkért valakit, hogy lektoráljon vagy dolgozzon együtt Önnel egy Excel-munkafüzetben. És érdemes lehet nyomon követni a megosztott munkafüzetben végrehajtott módosításokat, beillesztéseket és törléseket. Ezt megteheti az Excel Változások nyomon követése funkciója segítségével, így azonosíthatja, hogy ki végezte a változtatásokat, és milyen változtatásokat végzett a megosztott munkalapon/munkafüzeten.
Az Excel-munkalapokat alapértelmezés szerint nem követi nyomon a rendszer, így nem tudhatja, hogy milyen változtatásokat hajtott végre, ki vagy mikor. Ha azonban a Változások nyomon követése funkció engedélyezve van, az Excel felvázolja a munkafüzet bármely felhasználója által végzett módosításokat. Ez egy lépésről lépésre szóló útmutató a Microsoft Excel változásainak nyomon követéséhez.
Hogyan lehet bekapcsolni a változások követését az Excelben
Ha végzett az összes adat beírásával a munkalapon, engedélyezze a „Változások nyomon követése” funkciót, mielőtt megosztaná az Excel-munkafüzetet áttekintésre. Miután befejezték az ellenőrzést, összehasonlíthatja eredeti adatait a megváltozott adatokkal, majd kiválaszthatja a módosítások elfogadását vagy elutasítását. Ezután kikapcsolhatja a Változások követése.
Ne feledje, hogy ez technikailag egy örökölt funkció, ezért nem fogja látni a változások követése opciót az Excel 2019-ben és 365-ben. Ez a funkció csak az Excel 2016 és régebbi verzióinak Áttekintés lapján található.
A módosítások nyomon követésének bekapcsolásához az Excelben lépjen az „Áttekintés” fülre, és kattintson a „Változások követése” gombra. Ezután válassza a „Változások kiemelése” lehetőséget a legördülő menüből.
Megnyílik a Változások kiemelése párbeszédpanel. Ebben jelölje be a „Változások követése szerkesztés közben” jelölőnégyzetet.
Most három lehetőségünk van: Mikor, ki és hol. A „Mikor” mezőben kiválaszthatjuk, hogy mióta szeretnénk nyomon követni a változásokat, válasszon a „Utolsó mentés óta”, „Mind”, „Még nem ellenőrizve” vagy „A dátum óta (meghatározott dátum)” közül. Itt a Mikor mezőben az „Összes” lehetőséget választjuk.
Mi pedig a „Mindenki” nevet választjuk a Ki mezőben. Azt is megadhatja, hogy csak bizonyos felhasználók vagy mindenki által végrehajtott módosításokat kövesse nyomon ezzel a lehetőséggel.
Ha azt szeretné, hogy a változtatásokat a teljes munkalapon nyomon kövesse, egyszerűen hagyja bejelöletlenül ezt a négyzetet. jelölje be a „Változások kiemelése a képernyőn” négyzetet, és kattintson az „OK” gombra.
Vagy: Ha csak a munkalap egy részének változásait szeretné követni, akkor megadhatja a cellatartományt. Kattintson a „Hol” mezőre, és válassza ki a cellatartományt a munkalapon. Ezután kattintson az „OK” gombra.
Kattintson az „OK” gombra a munkafüzet mentéséhez.
Ezután az „Áttekintés” lapon válassza a „Munkafüzet megosztása” lehetőséget.
A Munkafüzet megosztása párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy be van-e jelölve „A régi megosztott munkafüzetek funkció használata az új társszerzői környezet helyett” jelölőnégyzet. Ezután kattintson az „OK” gombra.
Végül válassza a „Megosztott munkafüzet védelme” lehetőséget az Áttekintés lapon. Megnyílik a Protect Shared Workbook párbeszédpanel. A Megosztott munkafüzet védelme párbeszédpanelen jelölje be a „Megosztás nyomon követési módosításokkal” lehetőséget, hogy megakadályozza, hogy bárki eltávolítsa a nyomkövetési előzményeket. Ezután kattintson az „OK” gombra.
Ezt követően mentse el a fájlt, és ossza meg a táblázatát az együttműködőkkel ellenőrzés céljából.
A változtatások megtekintése és elfogadása vagy elutasítása
Miután az összes együttműködő áttekintette a munkafüzetet, és végrehajtott néhány változtatást, dönthet úgy, hogy elfogadja vagy elutasítja ezeket a változtatásokat.
Ha most bármilyen változtatás történik a táblázatban, azt egy színes cellaszegély és egy kis háromszög jelzi a cella bal felső sarkában.
A részletek megtekintéséhez vigye a kurzort a bal felső sarokban lévő kis háromszögű cellára. Megjelenik egy megjegyzésmező, amely tartalmazza a változtatásokat, kik és mikor hajtották végre. Ha több ellenőr végzett változtatásokat a munkalapon, minden lektorhoz más-más keretszín lesz hozzárendelve.
Lépjen az „Áttekintés” fülre, és válassza a „Változások követése” lehetőséget a Módosítások csoportból. Ezúttal válassza ki a „Változások elfogadása vagy elutasítása” lehetőséget a legördülő menüből.
A „Változások kiválasztása az elfogadáshoz vagy az elutasításhoz” párbeszédpanelen kattintson az „OK” gombra a folytatáshoz.
Ekkor megnyílik egy ’Változások elfogadása vagy elutasítása’ párbeszédablak, ahol egyenként is elfogadhatja a változtatásokat, vagy egyszerre elfogadhatja/elutasíthatja az összes változtatást. Itt először a munkalapon talált első változás jelenik meg. Esetünkben az első változás, amit találtunk, az volt, hogy a B11 cella értéke 16,99-ről 17,99-re változott. Ha elfogadja vagy elutasítja, a következő módosítás fog betöltődni.
Az „Elfogadás” gombra kattintva az elvégzett módosítás érvényesül a munkalapon. Ha „Elutasítja”, a módosítás visszavonásra kerül.
Külön fájl létrehozása a Változástörténet listázásához
Ahelyett, hogy ugyanazon a munkalapon látná a változtatásokat, megtekintheti a változtatások listáját egy külön „Előzmények” nevű munkalapon is. Az előzménylap felsorolja a végrehajtott változtatások minden részletét.
Az előzmények megtekintéséhez válassza a „Változások követése” lehetőséget az Ellenőrzés lapon, majd kattintson a „Változások kiemelése” elemre a legördülő menüben.
A Változások kiemelése párbeszédpanelen jelölje be a „Változások listázása egy új lapon” jelölőnégyzetet alul, mielőtt az „OK” gombra kattintana.
Ezzel létrehoz egy új lapot „Előzmények” néven, amely felsorolja a munkafüzetben végrehajtott változtatások minden részletét.
Csak mentse újra a fájlt, hogy eltávolítsa az előzményeket a munkafüzetből.
Hogyan lehet kikapcsolni a változások követését az Excelben
Miután végzett az áttekintéssel, kikapcsolhatja a munkafüzetben a módosítások nyomon követési funkcióját. Ezzel eltávolítja az összes nyomon követett részletet (a cellák kiemelését), és leállítja a munkafüzet további módosításainak követését.
A nyomkövetési módosítások kikapcsolása előtt el kell távolítania a munkafüzet védelmét. Ehhez kattintson az „Ellenőrzés” lapon a „Megosztott munkafüzet védelmének megszüntetése” lehetőségre.
A módosítások nyomon követésének kikapcsolásához lépjen az „Áttekintés” fülre, és válassza a Változások követése > Változások kiemelése lehetőséget.
A Változások kiemelése párbeszédpanelen törölje a „Változások követése szerkesztés közben” melletti négyzetet, majd kattintson az „OK” gombra.
Az Excel Változások követése funkciója most ki van kapcsolva.