A feltételes formázás lehetővé teszi a fontos adatok kiemelését, és bizonyos feltételeknek megfelelő cellák speciális formázását.
Az Excel feltételes formázása egy hatékony funkció, amely lehetővé teszi a cellák formátumának megváltoztatását egy feltétel (vagy kritérium) alapján. A feltételes formázás segít kiemelni, kiemelni vagy megkülönböztetni az Excel-táblázatban tárolt adatokat.
Minden feltételes formázási szabály egyszerű logikán alapul: Ha a feltételek igazak, akkor a rendszer speciális formázást alkalmaz; ha a feltételek hamisak, akkor a formázás nem kerül alkalmazásra.
A feltételes formázás segít kiemelni egy adatkészlet fontos adatait, kiemelni az anomáliákat, és megjeleníteni az adatokat adatsávok, színek és ikonkészletek segítségével. Ebben az oktatóanyagban megvizsgáljuk, hogyan lehet feltételes formázást alkalmazni a cellák vagy cellatartományok feltétel alapján történő kiemelésére.
Az Excel feltételes formázásának alkalmazása
Például Ön felelős egy nagy készletlista kezeléséért, amely több tételt és a hozzájuk tartozó mennyiséget tartalmaz. És ha egy adott cikk készleten lévő mennyisége alább kerül, mondjuk 50, akkor fontos, hogy ezt tudd, hogy újra tudd tölteni.
Ha a leltárlista több száz sorból álló adatkészlettel rendelkezik, akkor nem túl hatékony soronkénti keresést végezni, hogy megnézze, vannak-e olyan számok az oszlopban, amelyek 50 alattiak. Itt jön jól a Feltételes formázás funkció. Néhány egérkattintással kiemelheti az 50-nél kisebb oszlop összes értékét.
Feltételes formázás kiemelési szabályokkal
Példánkban van egy munkalapunk, amely egyes termékek értékesítési rekordjait tartalmazza. szeretnénk kiemelni azt az összeget, ami 500 alatt van az eladásokban.
Ehhez először válassza ki azt a cellatartományt, amelyre szabályt (feltételt) kíván alkalmazni. Példánkban az 500-nál kisebb összeget szeretnénk kiemelni az „Összeg” oszlopban, ezért jelölje ki a D oszlopot. Kijelölhet értékeket egy cellatartományban vagy több cellatartományban, vagy akár egy teljes lapon is.
Ezután lépjen a „Főoldal” fülre, és kattintson a „Feltételes formázás” gombra. A legördülő menüből válassza a „Cellák szabályainak kiemelése” lehetőséget, és mivel 500-nál kevesebb értéket szeretnénk találni, kattintson a „Kisebb, mint” lehetőségre. Az Excel hét előre beállított kiemelési szabályt kínál. Bármelyik segítségével kiemelheti az adatokat.
Ezután megjelenik egy „Kisebb, mint” párbeszédpanel. Ebben írja be az „500”-at a „Kisebb, mint a cellák formázása” mezőbe, és válassza ki a formázást a mellette lévő legördülő listából.
Most az 500-nál kevesebb értéket tartalmazó cellák kiemelve lesznek a kiválasztott formázásban.
Nézzük meg, hogyan lehet kiemelni azokat az értékeket, amelyek egy adott szöveges karakterláncot tartalmaznak. A következő példában szeretnénk kiemelni az összes új-dél-walesi (NSW) alkalmazottat.
Ehhez lépjen a Kezdőlap fülre -> Feltételes formázás -> Cellák szabályai kiemelése -> Tartalmazott szöveg.
A „Cellák kiemelése szabályai” vízszintes legördülő menü más lehetőségeivel is jelölheti ki az értékek ismétlődését, a dátumokat, a nagyobb, mint, az egyenlő vagy az értékek között.
A Tartalmazó szöveg párbeszédpanelen írja be az „NSW” szót a mezőbe, válassza ki a formázást, majd kattintson az „OK” gombra.
Az eredmény:
Feltételes formázás felső/alsó szabályokkal
A felső/alsó szabályok egy másik hasznos előre beállított feltételes formázási szabályok, amelyek az Excelben érhetők el. Ezek a szabályok lehetővé teszik, hogy felhívja a figyelmet az elemek felső (n) számára, a felső (n) százalékszámra, az alsó (n) elemszámra, az alsó (n) százalékszámra vagy a feletti cellaértékekre. átlagos vagy átlag alatti.
Tegyük fel, hogy van egy tanuló jegye egy táblázatban, és szeretné megtudni a 10 legjobb teljesítőt (a legjobb 10 helyezést) a listáról. Feltételes formázással kiemelheti a legjobb 10 pontot vagy a legjobb 15-öt, vagy tetszőleges számú (n) számú elemet. Ha egy cellatartományban a Top 10 elemet szeretné kiemelni, először válassza ki a tartományt (Összesen) a táblázatban.
Ezután lépjen a „Feltételes formázás” elemre, bontsa ki a „Felső/alsó szabályok” elemet, és válassza a „Top 10 elem...” lehetőséget.
A „Top 10 elem” párbeszédpanelen módosítsa a rangok számát a bal oldali mezőben lévő apró nyilak segítségével. Ha szeretné kiemelni a legjobb 20 helyezést (összes pont), akkor állítsa a számot 20-ra. Az alapértelmezett már 10, így megtartjuk. Válassza ki a cella formázását a jobb oldali mezőben, és kattintson az „OK” gombra
Az „Összesen” oszlopból a legjobb 10 pont az alábbiak szerint van kiemelve.
Tegyük fel, hogy átlag alatti pontszámokat szeretne találni ugyanazon a pontlapon az „1. vizsga” oszlopban. Ehhez lépjen a Kezdőlap fülre -> Feltételes formázás -> Felső / alsó szabályok -> Átlag alatt.
Beállíthatja saját feltételes formázását az előre meghatározott feltételek valamelyikének kiválasztása helyett. Saját formázás létrehozásához válassza az „Egyéni formátum” lehetőséget az „Átlag alatti” ablakban.
Megnyílik egy új Cellák formázása ablak, ahol testreszabhatja a cellák formázását. Narancssárga színt választunk, hogy kiemeljük az átlag alatti jegyeket. Ha elkészült, kattintson kétszer az „OK” gombra az eredmény megtekintéséhez.
Az eredmény:
Adatsávok alkalmazása
Az adatsávok egyszerűen vízszintes sávok a celláiban. A sáv mérete a cella értékéhez, illetve a kiválasztott tartomány többi cellájának értékéhez viszonyítva van. Ez azt jelenti, hogy a rövid oszlop értéke alacsony a többi cellaértékhez képest, a hosszú pedig azt jelenti, hogy az érték magas a többi cellaértékhez képest.
Először válassza ki az adatsávokkal megjeleníteni kívánt cellatartományt.
Ezután lépjen a „Feltételes formázás” elemre a „Főoldal” lapon, majd bontsa ki az „Adatsávok” elemet a legördülő menüben, és válassza ki az adatsávot.
Az adatsáv formátuma és más formátumok közötti különbség az, hogy az összes cellán megjelenik, ahelyett, hogy egy adott feltételnek megfelelne.
Alkalmazzon színskálákat
A színskálák nagyon hasonlítanak az adatsávokhoz, mivel mindkettő korrelálja az egyes cellák értékét a kiválasztott tartományban lévő többi cella értékével. Az adatsávok azonban egy sáv hosszával jelenítik meg a cellaértéket, míg a színskálák színátmenetekkel teszik ezt.
Mindegyik színskála-opció két- vagy háromszínű színátmenet-mintákat használ. Egy szín a legmagasabb értékekhez, egy másik szín a legalacsonyabb értékekhez van hozzárendelve, és az összes többi érték e két szín keverékét kapja.
Ehhez ugyanazt a példát fogjuk használni, mint az adatsávoknál. Válassza ki a cellatartományt, lépjen a Kezdőlap -> Feltételes formázás -> Színskálák menüpontra. Ezután válasszon színtartományt a Színskálák vízszintes legördülő menüből.
Amikor az első színtartományt választottuk, a vörös szín a legalacsonyabb értékhez, a zöld szín a legmagasabb értékhez van hozzárendelve, a közöttük lévő értékek pedig a vörös és zöld színek keverékéből állnak (lásd alább). Mivel a sárga a piros és a zöld azonos intenzitással történő kombinálásával készül, az átlagos értékű cellák hozzá vannak rendelve.
Ikonkészletek alkalmazása
Az ikonkészletek egy másik módszer az egyes cellákon belüli adatok megjelenítésére és a cellák egymáshoz való viszonyítására.
Jelölje ki a cellákat, és kattintson a Kezdőlap -> Feltételes formázás -> Ikonkészletek elemre. Ezen ikonkészletek közül bármelyiket kiválaszthatja, amely jobban megfelel az Ön igényeinek. Példánkban az első opciót választjuk az Irányvonal alatt.
Piros, sárga és zöld nyilak, amelyek az alacsony, közepes vagy magas árú termékeket jelzik.
Távolítsa el a feltételes formázást
A feltételes formázás eltávolításához térjen vissza a „Feltételes formázás” opcióhoz a „Főoldal” lapon, és kattintson a „Szabályok törlése” gombra. Ezután válassza ki, mely szabályokat szeretné törölni.
A „Szabályok törlése a teljes lapról” lehetőséget választva eltávolítjuk a munkalapról az összes feltételes formázást.
Most megtanulta, hogyan lehet feltételes formázást használni cellák formázására az Excel előre beállított feltételével.